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PapaHR · Mike Pritula Academy · Puestos

Almacenista: perfil del puesto, KPI y preguntas de entrevista

Aquí tiene el perfil del almacenista, indicadores clave de desempeño (KPI), preguntas de entrevista y un plan de incorporación. Úselos para encontrar mercancía, mantener existencias exactas y preparar pedidos a tiempo.

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Perfiles de puesto, contratación, incorporación y evaluación en PapaHR. Gratis para hasta 25 empleados.

  1. Usa el perfil de abajo o crea el tuyo con el creador de perfiles.
  2. En PapaHR, el perfil se convierte en un anuncio de empleo, un plan de incorporación y objetivos para el periodo de prueba.
  3. A los 90 días, evalúa a la persona con los mismos KPI y competencias.

Perfil del puesto

Para qué existe el puesto

Conservar la mercancía y realizar recepciones y salidas correctas y puntuales.

Resultado al cabo de un año

La mercancía tiene ubicaciones asignadas, los movimientos están registrados y los pedidos quedan listos en los plazos acordados. Los recuentos detectan diferencias, que se investigan antes de volver a liberar la mercancía afectada.

Lugar en la estructura

  1. Depende deResponsable de almacén; en empresas pequeñas, responsable de operaciones.
  2. Personal a cargoNinguno
  3. Trabaja conCompras — entregas y diferencias, Ventas — contenido y plazos de los pedidos, Contabilidad — documentos y existencias, Coordinación de transporte y conductores — entrega de la carga, Atención al cliente — devoluciones
Áreas clave de resultados
  1. Pedidos preparados con los artículos correctos — Exactitud en la preparaciónObjetivo ilustrativo: 100% de líneas revisadas preparadas sin errores.
  2. Pedidos listos para su salida a tiempo — Pedidos listos a tiempoObjetivo ilustrativo: 100% de pedidos listos en el plazo acordado.
  3. Existencias físicas coinciden con los registros — Exactitud del inventarioObjetivo ilustrativo: 100% de posiciones revisadas sin diferencias.
  4. Entregas revisadas y recibidas a tiempo — Calidad de recepciónObjetivo ilustrativo: 100% de recepciones revisadas completadas en plazo y sin errores.
  5. Movimientos registrados sin retrasos — Registro puntualObjetivo ilustrativo: 100% de movimientos revisados registrados en plazo.
  6. Mercancía almacenada sin incumplimientos — Condiciones de almacenamientoObjetivo ilustrativo: 100% de revisiones de almacenamiento sin incumplimientos.
Requisitos

Experiencia: Experiencia en recepción y preparación; principiantes reciben formación con un tutor.

Requisitos formales: Formación en trabajo seguro; autorización para equipos cuando se utilicen.

Debe saber

  • Procedimientos de recepción, ubicación, preparación y entrega de mercancía.
  • Diferencias entre descripción, código de producto, lote y unidad de medida.
  • Condiciones de almacenamiento de los productos del almacén.
  • Procedimientos ante faltantes, artículos incorrectos y embalajes dañados.
  • Manipulación segura de cargas y uso de estanterías.

Debe saber hacer

  • Contrastar mercancía con documentos de entrega y listas de preparación.
  • Localizar mercancía por su ubicación e interpretar etiquetas.
  • Registrar movimientos en el sistema de inventario y utilizar lectores.
  • Contar mercancía sin confundir paquetes y unidades individuales.
  • Documentar diferencias con cantidades, fotos y referencia del documento.
Competencias en tres niveles

Atención al detalle de la mercancía

Los embalajes parecidos y las cantidades incorrectas provocan devoluciones y nuevas entregas.

  1. Comprueba códigos y cantidades en la lista con ayuda del tutor.básico
  2. Revisa unidades, lotes y contenido completo antes de la salida sin supervisión.intermedio
  3. Identifica causas recurrentes de selección incorrecta y propone mejorar etiquetas o comprobaciones.avanzado

Precisión de los registros de inventario

Un traslado sin registrar crea existencias ficticias y dificulta preparar el siguiente pedido.

  1. Registra movimientos siguiendo instrucciones y consulta las operaciones desconocidas.básico
  2. Registra movimientos a tiempo y rastrea documentos cuando aparecen diferencias.intermedio
  3. Identifica causas de diferencias recurrentes y propone controles en la etapa adecuada.avanzado

Organización del almacenamiento

Las ubicaciones claras y adecuadas reducen búsquedas y deterioros de mercancía.

  1. Coloca mercancía en ubicaciones asignadas y mantiene etiquetas legibles.básico
  2. Considera dimensiones, condiciones de almacenamiento y caducidades al ubicar mercancía.intermedio
  3. Propone reubicar artículos frecuentes y mide el efecto sobre el tiempo de preparación.avanzado

Priorización de tareas

La recepción y la preparación deben ajustarse a los horarios de los vehículos.

  1. Sigue el orden de tareas del responsable e informa de retrasos.básico
  2. Planifica la preparación según los plazos y avisa de posibles retrasos con antelación.intermedio
  3. Propone una secuencia ante entregas simultáneas y acuerda cambios de plazo.avanzado

Gestión de diferencias

Documentar faltantes rápidamente ayuda a resolver diferencias antes de que salga el vehículo.

  1. Informa al tutor cuando la mercancía no coincide con los documentos.básico
  2. Comprueba de nuevo la diferencia, registra hechos e informa a la persona responsable.intermedio
  3. Obtiene una decisión clara sobre mercancía pendiente y transmite su estado al siguiente turno.avanzado

Manipulación segura de cargas

Las prisas al mover cargas pueden causar lesiones y daños a la mercancía.

  1. Sigue instrucciones de manipulación y evita equipos desconocidos.básico
  2. Comprueba estabilidad de la carga y pasillos, y detiene operaciones inseguras.intermedio
  3. Detecta riesgos recurrentes y propone cambios en el almacenamiento o las rutas.avanzado
Creador de perfiles

Crea un perfil para tu empresa

Marca lo que hace esta persona en tu empresa. A la derecha verás el perfil listo: cópialo o ábrelo en PapaHR.

Almacenista

Conservar la mercancía y realizar recepciones y salidas correctas y puntuales.

Funciones
  1. Comprobar artículos, cantidades y embalajes recibidos frente a los documentos.
  2. Revisar lotes y caducidades cuando corresponda al producto.
  3. Registrar faltantes, daños y artículos incorrectos antes de confirmar recepción.
  4. Colocar mercancía recibida en ubicaciones adecuadas a sus condiciones de almacenamiento.
  5. Registrar entradas, traslados y salidas en el sistema de inventario.
  6. Preparer pedidos con los artículos, cantidades y lotes correctos.
  7. Revisar contenido, embalaje y etiquetas antes de entregar la carga.
  8. Entregar pedidos al conductor, registrando contenido y hora de salida.
  9. Contar existencias e informar de diferencias al responsable.
  10. Separar mercancía dañada o pendiente de aclaración de las existencias disponibles.
  11. Mantener pasillos libres, ubicaciones legibles y zonas de almacenamiento ordenadas.
  12. Recibir devoluciones y separarlas hasta la decisión del responsable.
  13. Imprimir etiquetas y sustituir identificaciones ilegibles de las ubicaciones.
  14. Montar conjuntos de productos según la lista de componentes aprobada.
  15. Controlar temperaturas de almacenamiento y registrar desviaciones.
  16. Controlar envases retornables en entradas y salidas de mercancía.
  17. Solicitar cajas, película protectora y otros materiales de embalaje.
  18. Manejar equipos de almacén tras recibir formación y autorización.
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KPI del almacenista

  1. Exactitud en la preparación — Líneas preparadas sin errores / líneas revisadas × 100%. Error: Ignorar errores que el cliente detecta después de la salida.peso 25% · mes
  2. Pedidos listos a tiempo — Pedidos listos en plazo / pedidos previstos para salida × 100%. Error: Marcar pedidos como listos antes de revisar contenido y embalaje.peso 20% · mes
  3. Exactitud del inventario — Posiciones sin diferencias / posiciones revisadas × 100%. Error: Revisar solo artículos fáciles y omitir ubicaciones problemáticas.peso 20% · mes
  4. Calidad de recepción — Recepciones puntuales sin errores / recepciones revisadas × 100%. Error: Confirmar recepciones sin revisar cantidades y estado de la mercancía.peso 15% · mes
  5. Registro puntual — Movimientos registrados en plazo / movimientos revisados × 100%. Error: Aceptar horarios declarados sin comprobar las marcas de tiempo del sistema.peso 10% · mes
  6. Condiciones de almacenamiento — Revisiones sin incumplimientos / total de revisiones × 100%. Error: Revisar solo zonas ordenadas y omitir daños, caducidades y pasillos bloqueados.peso 10% · mes
Calculadora

Calcula la bonificación por KPI

Introduce el porcentaje de cumplimiento de cada indicador y el importe de la bonificación al 100%. Puedes cambiar los pesos.

IndicadorPeso, %Cumplimiento, %Contribución
Exactitud en la preparación
Pedidos listos a tiempo
Exactitud del inventario
Calidad de recepción
Registro puntual
Condiciones de almacenamiento
Resultado de los KPI
Bonificación
Suma de pesos

Los pesos del ejemplo son una referencia. Deben sumar el 100%.

Preguntas para la entrevista

Ficha de evaluación

Haz la entrevista y obtén el resultado

Puntúa cada respuesta del 1 al 5: el resultado se calculará por competencias. Puedes mantener esta página abierta en el móvil durante la entrevista.

Atención al detalle de la mercancía

Cuénteme cómo preparó un pedido con códigos de producto parecidos. ¿Qué revisó personalmente y cuál fue el resultado?

✓ Qué buscar en la respuesta: Contrastó código, unidad y cantidad; explica la comprobación y el resultado de la entrega.

⚑ Señal de alerta: Se guio únicamente por el color de la caja.

Describa un error suyo al preparar pedidos. ¿Cómo se detectó, corrigió y evitó después?

✓ Qué buscar en la respuesta: Reconoce su responsabilidad, explica la corrección y el cambio en la comprobación.

⚑ Señal de alerta: Ocultó el error o culpó a quien embaló.

Precisión de los registros de inventario

Cuénteme sobre una diferencia encontrada en un recuento. ¿Cómo investigó la causa y qué resultado obtuvo?

✓ Qué buscar en la respuesta: Repitió el recuento, revisó ubicaciones, unidades y documentos; conservó el historial del ajuste.

⚑ Señal de alerta: Solo cambió las existencias para que coincidieran las cifras.

Recuerde una caída del sistema de inventario. ¿Cómo registró las salidas y recuperó los registros?

✓ Qué buscar en la respuesta: Usó el registro acordado, guardó documentos y concilió datos al restablecerse el sistema.

⚑ Señal de alerta: Confió en su memoria y luego registró cantidades aproximadas.

Organización del almacenamiento

Describa una entrega sin espacio en las ubicaciones habituales. ¿Cómo colocó la mercancía y garantizó que se pudiera encontrar?

✓ Qué buscar en la respuesta: Acordó ubicación, comprobó condiciones de almacenamiento y actualizó la dirección en el sistema.

⚑ Señal de alerta: Dejó mercancía en el pasillo sin identificar.

Cuénteme sobre lotes con distintas caducidades. ¿Cómo eligió el lote para la salida y comprobó su decisión?

✓ Qué buscar en la respuesta: Revisó caducidades y requisitos; eligió el lote válido con vencimiento más próximo.

⚑ Señal de alerta: Siempre tomó la caja más cercana a la salida.

Priorización de tareas

Describa un turno con una recepción y una salida urgente simultáneas. ¿Cómo organizó el trabajo y cuál fue el resultado?

✓ Qué buscar en la respuesta: Confirmó plazos, valoró carga de trabajo, acordó prioridades y avisó de retrasos con antelación.

⚑ Señal de alerta: Eligió la tarea más fácil sin revisar los demás plazos.

Describa un pedido que podía retrasarse. ¿Cuándo lo detectó, a quién avisó y cuál fue el resultado?

✓ Qué buscar en la respuesta: Identifica cuándo detectó el riesgo, comunicó nuevo plazo y acordó ayuda o prioridades.

⚑ Señal de alerta: Avisó solo cuando llegó el conductor.

Gestión de diferencias

Cuénteme sobre una entrega incompleta cuando el conductor tenía prisa. ¿Cómo terminó la recepción?

✓ Qué buscar en la respuesta: Recontó, documentó hechos, avisó al responsable e identificó la mercancía pendiente de aclaración.

⚑ Señal de alerta: Confirmó la cantidad completa sin comprobarla.

Describa el traspaso de mercancía pendiente a otro turno. ¿Cómo transmitió la información y evitó que saliera?

✓ Qué buscar en la respuesta: Separó mercancía, identificó estado, entregó documentos y obtuvo confirmación del compañero.

⚑ Señal de alerta: Dejó solo un aviso verbal sin identificar la mercancía.

Manipulación segura de cargas

Cuénteme cuándo detuvo una manipulación insegura. ¿Qué detectó, qué hizo y cómo continuó el trabajo?

✓ Qué buscar en la respuesta: Identifica el peligro concreto, detuvo la operación y organizó una continuación segura.

⚑ Señal de alerta: Acepta riesgos para acelerar la salida de pedidos.

Recuerde una estantería dañada o un pasillo bloqueado. ¿Cómo actuó y cómo se resolvió la situación?

✓ Qué buscar en la respuesta: Restringió acceso, informó al responsable y esperó a eliminar el peligro.

⚑ Señal de alerta: Siguió trabajando porque antes no había pasado nada.

Puntúa al menos una respuesta para ver aquí el resultado. ·
Gestionar candidatos en PapaHR

Prueba práctica

Recepción con diferencias y preparación de pedidos · 2 horas

Todos los datos son ficticios y se usan para esta prueba. La ubicación A1 registra 24 paquetes del producto A, pero contiene 23. Cada paquete contiene 6 unidades; las existencias iniciales se registran en paquetes. B1 contiene 10 unidades del producto B que caducan en 20 días; B2 contiene 15 unidades que caducan en 60 días. El documento de entrega indica 12 paquetes de A, pero llegan 11, uno de ellos dañado. Aísle el paquete dañado hasta que decida el responsable. Pedido 1: 18 unidades de A y 8 de B, listo en una hora. Pedido 2: 24 unidades de A, listo en dos horas. Para B, el cliente exige al menos 30 días de vida útil restante. En esta prueba se permite abrir paquetes y las existencias disponibles no tienen reservas. Prepare la conciliación de recepción, la lista de diferencias y las listas de preparación con ubicaciones y unidades de medida. Muestre las existencias finales e identifique por separado la mercancía pendiente de aclaración. Describa el orden de actuación y los mensajes al responsable. No decida por su cuenta utilizar existencias pendientes de aclaración; indique qué datos deben confirmarse. Entregue una tabla y una nota breve. No es necesario mover cargas físicamente.

Cómo evaluar

  • Distingue diferencia inicial, faltante en la entrega y daño en recepción.
  • Convierte paquetes en unidades sin mezclar medidas.
  • Excluye existencias pendientes de la disponibilidad hasta la decisión del responsable.
  • Selecciona un lote de B con suficiente vida útil restante.
  • Existencias finales concilian recepción y preparación; los supuestos quedan explícitos.
  • La secuencia considera plazos de pedidos y comprobación de diferencias.

Anuncio de empleo listo para usar

Almacenista en [empresa], [ciudad]

Reciba y prepare [categoría de productos] en nuestro almacén de [ciudad].

Tareas

  • Revisar entregas y registrar diferencias antes de completar la recepción.
  • Ubicar mercancía en los lugares asignados y mantener el orden.
  • Preparer, revisar y entregar pedidos a la hora acordada.
  • Registrar movimientos en el sistema de inventario.
  • Participar en recuentos e investigaciones de diferencias.

Requisitos

  • Atención a códigos, cantidades, lotes y unidades de medida.
  • Manejo de documentos de entrega y listas de preparación.
  • Conocimiento de sistemas de inventario o disposición para aprender.
  • Cumplimiento de prácticas seguras de manipulación y almacenamiento.
  • Disponibilidad para [tareas de manipulación] con [equipos disponibles].

Qué ofrecemos

  • Retribución: [salario en US$], pago [frecuencia].
  • Horario: [horario]; almacén: [ciudad], [dirección].
  • Contratación: [modalidad de contratación].
  • Formación sobre productos y tutor durante [periodo de formación].
  • Equipos y elementos de protección: [lista].

En PapaHR, este texto se convierte en una vacante con una página de empleo y un embudo de candidatos.

Plan de incorporación de 90 días

Antes del primer día

  1. Enviar dirección, horario y contacto de quien recibirá al nuevo integrante.RRHH
  2. Asignar tutor y definir la zona de formación.Responsable
  3. Preparer acceso al sistema de inventario y un lector operativo.TI

Primer día

  1. Impartir formación de seguridad y mostrar zonas peligrosas.Responsable
  2. Mostrar ubicaciones, recepción y zona de mercancía pendiente.Mentor
  3. Seguir con el tutor la mercancía desde recepción hasta salida.Nuevo empleado

Primera semana

  1. Recibir entregas y preparar pedidos sencillos bajo supervisión.Nuevo empleado
  2. Comprobar distinción entre paquetes, unidades, lotes y códigos similares.Mentor
  3. Practicar registro de faltantes y daños con una entrega simulada.Mentor
  4. Explicar fórmulas de indicadores, plazos operativos y fuentes de datos.Responsable

30 días

  1. Trabajar autónomamente en la zona asignada, con revisión final.Nuevo empleado
  2. Revisar existencias por muestreo tras operaciones del nuevo integrante.Mentor
  3. Revisar errores de recepción y acordar la siguiente zona autónoma.Responsable

60 días

  1. Aprender a preparar pedidos con lotes y caducidades diferentes.Nuevo empleado
  2. Realizar un recuento por muestreo y explicar las diferencias.Nuevo empleado
  3. Verificar pedidos listos en plazo y calidad de registros.Responsable

90 días

  1. Demostrar autonomía con recepciones y salidas simultáneas.Nuevo empleado
  2. Comparar resultados del periodo de prueba con los objetivos acordados.Responsable
  3. Documentar la reunión final y el siguiente plan de formación.RRHH

Objetivos para el periodo de prueba

  1. Recibir entregas con autonomía y registrar diferencias.Objetivo ilustrativo: 5 recepciones consecutivas sin diferencias omitidas, verificadas por el tutor.
  2. Preparer pedidos correctos y tenerlos listos a tiempo.Objetivo ilustrativo: 100% del plan de exactitud en la preparación y prontitud de salida durante el último mes.
  3. Mantener existencias fiables en la zona asignada.Objetivo ilustrativo: 100% del plan de exactitud de inventario y registro puntual durante el último mes.
  4. Almacenar y mover mercancía con seguridad.Objetivo ilustrativo: 3 revisiones consecutivas sin incumplimientos de almacenamiento ni manipulación de cargas.

Trayectoria profesional

Auxiliar de almacén

Ubica y prepara mercancía sencilla bajo la supervisión del tutor.

Para avanzar: Dominar ubicaciones, documentos y registro autónomo de movimientos habituales.

Almacenista

Gestiona recepción, registros y salidas de su zona con autonomía.

Para avanzar: Cumplir planes de forma estable, investigar diferencias y formar a principiantes.

Encargado de turno de almacén

Distribuye tareas, revisa operaciones complejas y forma al equipo.

Para avanzar: Aprender planificación de turnos, indicadores y mejoras de ubicación de mercancía.

Responsable de almacén

Responde por el equipo, la capacidad, los costes y los resultados del almacén.

Para avanzar: Desarrollar la gestión de varios almacenes y flujos de transporte.

Preguntas para la reunión 1:1

  1. ¿Qué códigos parecidos se confunden más al preparar pedidos?
  2. ¿Qué mercancía tarda más en encontrarse y por qué?
  3. ¿Qué diferencias se repiten tras recepciones o traslados?
  4. ¿Qué impide registrar los movimientos inmediatamente?
  5. ¿Qué pedidos corren el riesgo de perder la próxima salida?
  6. ¿Dónde falta espacio o resulta inseguro mover cargas?
  7. ¿Qué cambio de ubicación o etiquetado reduciría su trabajo?

Errores de contratación y gestión

  1. Contratar solo por la velocidad al mover cajas.
    Cómo hacerlo mejor: Evaluar selección de artículos similares, unidades de medida y registro de diferencias.
  2. Medir rapidez de preparación sin considerar errores.
    Cómo hacerlo mejor: Comparar plazos de preparación con exactitud y devoluciones por artículos incorrectos.
  3. Exigir existencias perfectas manteniendo acceso libre de todos a la mercancía.
    Cómo hacerlo mejor: Asignar responsables de los movimientos y registrar cada salida.
  4. Permitir ajustes de existencias sin investigar la causa.
    Cómo hacerlo mejor: Recontar, revisar documentos y acordar primero el ajuste con el responsable.
  5. Formar solo verbalmente, sin mostrar recepciones ni casos con diferencias.
    Cómo hacerlo mejor: Practicar con tutor y comprobar el trabajo autónomo con una lista.
RRHH en dinero

Cuánto cuesta una mala contratación del almacenista

El mismo cálculo que en la sección «RRHH en dinero» de PapaHR: el costo de selección más el salario de los meses en que el nuevo empleado trabajó a la mitad de su capacidad.

Una salida
Por año

En los primeros meses, un nuevo empleado aporta aproximadamente la mitad del resultado: la otra mitad del salario es lo que la empresa paga por su aprendizaje. En PapaHR, el cálculo se basa en las salidas reales de tu empresa.

Preguntas y respuestas

¿Cuáles son las funciones de un almacenista?

El almacenista recibe, ubica, registra y entrega mercancía. Comprueba cantidades y estado de las entregas, prepara pedidos y participa en recuentos. Las devoluciones, el control de temperatura y el manejo de equipos dependen del almacén.

¿Qué diferencia hay entre almacenista y preparador de pedidos?

El preparador normalmente selecciona y embala pedidos. El almacenista también gestiona recepción, ubicación, movimientos y comprobación de existencias. En almacenes pequeños suelen combinarse estas funciones; especifique el alcance en la oferta.

¿Se puede trabajar como almacenista sin experiencia?

Sí, si la empresa ofrece formación y asigna un tutor. Al principio se encargan operaciones sencillas cuyos resultados se comprueban. Antes del trabajo autónomo, verifique lectura de etiquetas, recuento y manipulación segura de cargas.

¿Qué indicadores sirven para evaluar a un almacenista?

Empiece por exactitud de preparación, pedidos listos a tiempo y exactitud del inventario. Revise también recepción, registro puntual y condiciones de almacenamiento. Acuerde planes que consideren productos, equipos y ayuda disponible.

¿Qué debe hacer el almacenista si falta mercancía?

Recontar y comprobar ubicaciones, unidades de medida y documentos. Registrar la diferencia, avisar al responsable y separar o bloquear la mercancía afectada para impedir su salida. Ajustar existencias solo tras una decisión acordada, conservando el motivo registrado.

Contrata, incorpora y evalúa en un solo sistema

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