Entrar
PapaHR · Mike Pritula Academy · Cargos

Assistente Executivo: perfil do cargo, KPIs e perguntas de entrevista

Encontre o perfil do assistente executivo, indicadores-chave de desempenho (KPIs), perguntas para seleção e um plano de integração. Use esse material para combinar responsabilidades, autonomia e qualidade do apoio à liderança.

Montar um perfil para sua empresa Abrir no PapaHR grátis →

Perfis de cargo, contratação, integração e avaliação no PapaHR. Grátis para até 25 funcionários.

  1. Use o perfil abaixo ou monte o seu no construtor.
  2. No PapaHR, o perfil se transforma em um anúncio de vaga, um plano de integração e metas para o período de experiência.
  3. Após 90 dias, avalie a pessoa com os mesmos KPIs e competências.

Perfil do cargo

Por que o cargo existe

Liberar tempo do executivo para decisões, organizando sua agenda, informações e acompanhamento dos compromissos.

Resultado em um ano

O executivo recebe os materiais no prazo, as reuniões acontecem sem falhas de organização e as tarefas têm responsáveis e prazos. A coordenação diária dispensa sua participação constante.

Posição na estrutura

  1. Responde aAo dirigente da empresa ou a um único executivo designado
  2. Subordinados diretosNenhum
  3. Trabalha comLíderes de áreas — prazos, materiais e compromissos assumidos, Equipe — pedidos de reunião e tarefas do executivo, Responsável pelo escritório — salas, visitantes e eventos, Contador — documentos e despesas de viagens do executivo, Parceiros e fornecedores — reuniões, reservas e confirmações
Principais áreas de resultado
  1. Agenda sem falhas de organização — Percentual de reuniões sem falhas de organizaçãoMeta ilustrativa: pelo menos 98% das reuniões sem falhas de organização.
  2. Executivo preparado para as reuniões — Percentual de reuniões com materiais prontos no prazo combinadoMeta ilustrativa: pelo menos 95% das reuniões com materiais prontos no prazo.
  3. Tarefas próprias concluídas no prazo — Percentual de tarefas do assistente concluídas na data combinadaMeta ilustrativa: pelo menos 95% das tarefas próprias concluídas no prazo.
  4. Compromissos acompanhados — Percentual de ações de acompanhamento realizadas no prazoMeta ilustrativa: 100% das ações de acompanhamento realizadas no prazo.
  5. Documentos sem erros do assistente — Percentual de documentos aceitos sem correção de errosMeta ilustrativa: pelo menos 98% dos documentos sem erros do assistente.
  6. Solicitações recebidas com próximo passo definido — Percentual de solicitações tratadas no prazo combinadoMeta ilustrativa: pelo menos 95% das solicitações tratadas no prazo combinado.
Requisitos

Experiência: Experiência com agendas, comunicação empresarial e acompanhamento de tarefas.

Requisitos formais: Formação conforme a necessidade da empresa; idiomas para contatos internacionais.

Precisa saber

  • Comunicação empresarial e organização de reuniões.
  • Cuidados com documentos confidenciais.
  • Planejamento de viagens e conferência de reservas.
  • Registro de decisões, responsáveis e prazos.

Precisa saber fazer

  • Planejar agendas com intervalos entre reuniões.
  • Resumir solicitações e identificar a decisão necessária.
  • Manter planilha de tarefas com prazos e andamento.
  • Conferir documentos, destinatários e permissões antes do envio.
  • Reorganizar horários e avisar os participantes afetados.
  • Usar agendas, planilhas, documentos compartilhados e chamadas de vídeo.
Competências em três níveis

Gestão de prioridades

Protege o tempo do executivo quando várias pessoas precisam de atenção simultaneamente.

  1. Confirma urgência e importância antes de incluir tarefas na agenda.básico
  2. Propõe a ordem das tarefas, reserva preparação e sinaliza sobrecarga.intermediário
  3. Antecipa conflitos de prioridades e apresenta opções com suas consequências.avançado

Foco na conclusão

Evita que tarefas se percam após reuniões ou pedidos verbais.

  1. Registra tarefa, responsável e prazo, depois confirma a conclusão.básico
  2. Verifica o andamento e avisa sobre atrasos antes do vencimento.intermediário
  3. Identifica causas de atrasos recorrentes e combina melhorias no acompanhamento.avançado

Comunicação empresarial

Permite obter respostas e combinar mudanças sem participação constante do executivo.

  1. Escreve mensagens curtas com pedido, prazo de resposta e próximo passo.básico
  2. Esclarece divergências, remarca reuniões com tranquilidade e confirma acordos por escrito.intermediário
  3. Resolve situações tensas preservando relacionamentos e respeitando os limites de autonomia.avançado

Atenção aos detalhes

Evita falhas em reuniões, envios incorretos e gastos desnecessários com viagens.

  1. Confere data, horário, destinatário e anexos com uma lista de verificação.básico
  2. Verifica fusos horários, roteiros e versões dos materiais antes da confirmação.intermediário
  3. Acrescenta verificações para erros recorrentes e identifica informações incompatíveis antecipadamente.avançado

Confidencialidade

Protege mensagens, planos e documentos do executivo contra divulgação acidental.

  1. Confere o destinatário e pede autorização antes de compartilhar materiais restritos.básico
  2. Confirma o motivo da solicitação e fornece apenas as informações autorizadas.intermediário
  3. Identifica acessos desnecessários e organiza sua revisão com o responsável pelos documentos.avançado

Autonomia com responsabilidade

Reduz aprovações rotineiras e mantém decisões importantes sob controle do executivo.

  1. Distingue ações autorizadas de decisões que exigem aprovação.básico
  2. Resolve questões rotineiras; apresenta opções e recomendações para exceções.intermediário
  3. Propõe ampliar a autonomia quando aprovações repetidas atrasam o trabalho.avançado
Construtor

Monte um perfil para sua empresa

Marque o que essa pessoa faz na sua empresa. À direita está o perfil pronto: copie ou abra no PapaHR.

Assistente Executivo

Liberar tempo do executivo para decisões, organizando sua agenda, informações e acompanhamento dos compromissos.

Atribuições
  1. Gerenciar a agenda considerando prioridades, deslocamentos e preparação.
  2. Agendar reuniões; confirmar participantes, local e funcionamento do link.
  3. Reunir pautas, resumos e documentos para as reuniões do executivo.
  4. Registrar decisões das reuniões, responsáveis e prazos das tarefas.
  5. Lembrar responsáveis dos prazos e alertar o executivo sobre riscos.
  6. Executar tarefas dentro da autonomia combinada.
  7. Analisar solicitações recebidas e destacar decisões que dependem do executivo.
  8. Preparar mensagens e documentos; conferir destinatários, datas e anexos.
  9. Organizar viagens do executivo e conferir o roteiro antes da saída.
  10. Guardar materiais de trabalho com acesso restrito às pessoas autorizadas.
  11. Cuidar de demandas pessoais dentro de limites previamente combinados.
  12. Preparar resumos sobre parceiros antes das negociações.
  13. Organizar reuniões de sócios e reunir materiais dos participantes.
  14. Reunir comprovantes de despesas do executivo para o contador.
  15. Coordenar pequenos projetos com prazos e autonomia definidos.
  16. Selecionar fornecedores de viagens e reuniões conforme os requisitos definidos.
  17. Preparar a passagem de agenda e tarefas durante ausências.
Abrir o perfil no PapaHR

KPIs do assistente executivo

  1. Reuniões sem falhas de organização — Reuniões sem falhas / reuniões realizadas × 100%. Erro: Omitir falhas de organização nos registros das reuniões.peso 25% · mês
  2. Materiais prontos para reuniões — Reuniões com materiais no prazo / reuniões que exigiam materiais × 100%. Erro: Contar materiais incompletos como prontos para a reunião.peso 20% · mês
  3. Tarefas próprias no prazo — Tarefas próprias no prazo / tarefas próprias com vencimento mensal × 100%. Erro: Incluir tarefas de outras pessoas ou alterar retroativamente prazos vencidos.peso 20% · mês
  4. Acompanhamento no prazo — Ações de acompanhamento no prazo / ações previstas × 100%. Erro: Contar lembretes sem verificar o andamento e comunicar riscos identificados.peso 15% · mês
  5. Documentos sem erros do assistente — Documentos sem correção de erros / documentos entregues × 100%. Erro: Contar documentos não conferidos como documentos sem erros.peso 10% · mês
  6. Solicitações tratadas no prazo — Solicitações tratadas no prazo / solicitações com prazo encerrado × 100%. Erro: Contar confirmações automáticas de recebimento como resposta ou encaminhamento ao responsável.peso 10% · mês
Calculadora

Calcule o bônus por KPIs

Informe o percentual de cumprimento de cada indicador e o valor do bônus para 100%. Você pode alterar os pesos.

IndicadorPeso, %Cumprimento, %Contribuição
Reuniões sem falhas de organização
Materiais prontos para reuniões
Tarefas próprias no prazo
Acompanhamento no prazo
Documentos sem erros do assistente
Solicitações tratadas no prazo
Resultado dos KPIs
Bônus
Soma dos pesos

Os pesos do exemplo são uma referência. A soma deve ser 100%.

Perguntas para a entrevista

Ficha de avaliação

Faça a entrevista e veja o resultado

Dê uma nota de 1 a 5 após cada resposta: o resultado será calculado por competência. Deixe esta página aberta no celular durante a entrevista.

Gestão de prioridades

Conte sobre um pedido urgente que conflitava com uma reunião importante do executivo. O que você mudou e qual foi o resultado?

✓ O que observar na resposta: Confirmou prioridades, propôs opções, avisou participantes e preservou tempo de preparação.

⚑ Sinal de alerta: Atendeu à pessoa mais insistente sem avaliar as consequências.

Conte como você reduziu a sobrecarga da agenda de um executivo. Quais reuniões remarcou e como avaliou o resultado?

✓ O que observar na resposta: Verificou objetivos das reuniões, combinou mudanças e reservou tempo para tarefas importantes.

⚑ Sinal de alerta: Cancelou reuniões sem verificar sua importância para o executivo.

Foco na conclusão

Descreva uma tarefa de reunião que corria risco de ficar esquecida. Como identificou o risco e garantiu o próximo passo?

✓ O que observar na resposta: Identificou responsável, prazo, verificação do andamento e aviso oportuno ao executivo.

⚑ Sinal de alerta: Só lembrou da tarefa quando o executivo perguntou.

Conte sobre uma tarefa sua que não conseguiria entregar no prazo. Quando avisou, o que propôs e qual foi o resultado?

✓ O que observar na resposta: Avisou antes, explicou o obstáculo, combinou uma solução e concluiu a tarefa.

⚑ Sinal de alerta: Escondeu o atraso ou mudou o prazo sem aprovação.

Comunicação empresarial

Conte sobre uma remarcação difícil com um parceiro importante. Como explicou a mudança e o que ficou combinado?

✓ O que observar na resposta: Ofereceu opções adequadas, considerou limitações do parceiro e confirmou o novo horário.

⚑ Sinal de alerta: Culpou o executivo ou deixou o parceiro sem confirmação.

Descreva como conseguiu materiais de um colega que não respondia. Quais ações ajudaram e como a situação terminou?

✓ O que observar na resposta: Esclareceu obstáculos, explicou prazo e consequências e envolveu o executivo a tempo.

⚑ Sinal de alerta: Usou o nome do executivo para pressionar ou repetiu pedidos idênticos.

Atenção aos detalhes

Conte sobre um erro de agenda ou reserva identificado antes da reunião. Como conferiu os dados e o que corrigiu?

✓ O que observar na resposta: Conferiu confirmações originais, corrigiu divergências e avisou as pessoas afetadas.

⚑ Sinal de alerta: Confiou na memória e não verificou os dados atualizados.

Descreva um erro em uma mensagem ou documento que preparou. Como corrigiu as consequências e mudou sua conferência?

✓ O que observar na resposta: Reconheceu o erro, corrigiu o envio e acrescentou uma verificação específica.

⚑ Sinal de alerta: Culpou o destinatário ou apenas prometeu prestar mais atenção.

Confidencialidade

Conte sobre um pedido de informação confidencial do executivo. Como verificou a autorização e o que respondeu ao solicitante?

✓ O que observar na resposta: Verificou a autorização, aprovou o compartilhamento e limitou as informações divulgadas.

⚑ Sinal de alerta: Compartilhou informações por respeito ao cargo ou pela insistência da pessoa.

Descreva um acesso desnecessário a documentos ou mensagens que identificou. Quem avisou e como o acesso mudou?

✓ O que observar na resposta: Explica as ações sem revelar segredos e confirma a retirada do acesso indevido.

⚑ Sinal de alerta: Revela documentos confidenciais do empregador anterior durante a entrevista.

Autonomia com responsabilidade

Conte sobre uma questão urgente quando o executivo estava indisponível. O que decidiu, com qual autorização e qual foi o resultado?

✓ O que observar na resposta: Verificou autonomia, avaliou consequências, registrou a decisão e avisou o executivo.

⚑ Sinal de alerta: Comprometeu recursos ou assumiu obrigações sem autorização.

Descreva uma questão recorrente para a qual deixou de pedir aprovação. Como combinaram as regras e o que mudou?

✓ O que observar na resposta: Combinou limites, exceções e prestação de contas; reduziu consultas desnecessárias.

⚑ Sinal de alerta: Parou de perguntar e interpretou o silêncio do executivo como permissão.

Avalie pelo menos uma resposta para ver o resultado aqui. ·
Gerenciar candidatos no PapaHR

Teste prático

Reorganizar o dia do executivo e acompanhar as tarefas · 2 horas

Entregue ao candidato uma agenda diária fictícia, seis mensagens recebidas, uma lista de tarefas e regras resumidas de autonomia. Inclua reuniões sobrepostas, tempo de deslocamento e uma chamada com participante em outro fuso horário. Nas mensagens, inclua um pedido urgente de parceiro, atraso de materiais e solicitação de documento restrito. Informe as prioridades do executivo, os prazos de preparação e os limites de gastos. Peça uma agenda atualizada com justificativas, uma planilha de tarefas com responsáveis e prazos, duas respostas aos remetentes e perguntas para o executivo. O candidato deve apontar informações ausentes e propor soluções dentro de sua autonomia. Todos os dados são fictícios; não deve enviar mensagens nem fazer reservas reais.

Como avaliar

  • Conflitos eliminados; deslocamentos, preparação e fusos horários considerados.
  • Mudanças na agenda seguem as prioridades definidas pelo executivo.
  • Tarefas têm resultado, responsável, prazo e próximo acompanhamento.
  • Atraso de materiais identificado, com alternativa para preservar o objetivo da reunião.
  • Respostas claras, com próximo passo específico.
  • Documento restrito protegido; decisões fora da autonomia encaminhadas para aprovação.

Anúncio de vaga pronto

Assistente Executivo na [empresa]

Ajude o executivo da [empresa] a preservar tempo para decisões importantes. Você cuidará da agenda, preparação de reuniões, comunicação e acompanhamento de tarefas.

Responsabilidades

  • Gerenciar a agenda, agendar reuniões e sinalizar conflitos de horários.
  • Reunir materiais para reuniões e registrar decisões.
  • Acompanhar tarefas, lembrar prazos e comunicar atrasos.
  • Preparar mensagens, documentos e resumos para o executivo.
  • Organizar viagens e conferir confirmações de reservas.
  • Tratar solicitações respeitando autonomia e confidencialidade.

Requisitos

  • Experiência organizando reuniões e acompanhando várias tarefas simultaneamente.
  • Capacidade de priorizar e esclarecer o resultado esperado.
  • Escrita empresarial clara e objetiva.
  • Conferência de datas, fusos horários, destinatários e anexos.
  • Domínio de agendas, planilhas e documentos compartilhados.
  • Discrição e comunicação antecipada de riscos.

O que oferecemos

  • Remuneração: [salário] $; [critérios de revisão].
  • Local: [cidade]; modalidade: [presencial/remota/híbrida].
  • Horário: [jornada]; contato fora do expediente: [condições].
  • Contato direto com [executivo] e limites de autonomia definidos.
  • Viagens: [frequência e condições].
  • Ferramentas de trabalho e apoio inicial: [condições].

No PapaHR, este texto vira uma vaga com página de carreiras e funil de candidatos.

Plano de integração de 90 dias

Antes do primeiro dia

  1. Confirmar jornada, modalidade e condições de contato fora do expediente.RH
  2. Definir prioridades, autonomia do assistente e regras para solicitações urgentes.Gestor
  3. Preparar e-mail, agenda e permissões de acesso aprovadas.TI

Primeiro dia

  1. Explicar preferências para reuniões, mensagens e alinhamentos diários.Gestor
  2. Apresentar agenda, lista de tarefas e localização dos materiais de trabalho.Mentor
  3. Verificar acessos e listar informações ausentes.Novo funcionário
  4. Definir materiais restritos e destinatários autorizados.Gestor

Primeira semana

  1. Assumir a agenda e confirmar as próximas reuniões com os participantes.Novo funcionário
  2. Listar tarefas ativas e esclarecer responsáveis e prazos.Novo funcionário
  3. Combinar prazos de resposta e preparação de materiais para reuniões.Gestor
  4. Revisar primeiras mensagens, convites e registros de tarefas.Mentor

30 dias

  1. Gerenciar agenda e preparação de reuniões recorrentes com autonomia.Novo funcionário
  2. Analisar falhas de organização e atualizar a lista de verificação.Gestor
  3. Combinar metas dos indicadores com base no primeiro mês.Gestor

60 dias

  1. Acompanhar compromissos e comunicar riscos antecipadamente.Novo funcionário
  2. Preparar um roteiro fictício de viagem com alternativas de contingência.Novo funcionário
  3. Revisar decisões independentes e esclarecer os limites de aprovação.Gestor

90 dias

  1. Documentar a passagem de agenda e tarefas durante ausências.Novo funcionário
  2. Avaliar metas do período de experiência usando reuniões e tarefas reais.Gestor
  3. Registrar o resultado da integração e o próximo plano de desenvolvimento.RH

Metas para o período de experiência

  1. Gerenciar a agenda sem falhas de organização evitáveis.Meta ilustrativa: no último mês, pelo menos 98% das reuniões sem erros de horário, local, link ou sobreposição.
  2. Garantir a preparação do executivo para as reuniões.Meta ilustrativa: ao final do período, pelo menos 95% das reuniões com materiais prontos no prazo; conferir pela agenda.
  3. Manter o acompanhamento das tarefas ativas do executivo.Meta ilustrativa: 100% das tarefas ativas com responsável, prazo e próximo acompanhamento; revisar a lista semanalmente.
  4. Resolver questões rotineiras dentro da autonomia combinada.Meta ilustrativa: revisar cinco casos; todas as decisões respeitam a autonomia, com exceções aprovadas antes da ação.

Trajetória de carreira

Assistente Administrativo Júnior

Organiza reuniões pontuais, prepara documentos e segue listas de verificação.

Para avançar: Aprender a gerenciar toda a agenda e concluir tarefas rotineiras com autonomia.

Assistente Executivo

Gerencia agenda, preparação de reuniões, viagens e acompanhamento de compromissos de um executivo.

Para avançar: Aprender a antecipar conflitos de prioridades e coordenar reuniões complexas sem apoio constante.

Assistente Executivo Sênior

Coordena tarefas complexas entre vários participantes e melhora o apoio ao executivo.

Para avançar: Desenvolver planejamento de projetos, coordenação de pessoas e apresentação de resultados.

Gerente de Projetos da Diretoria

Responde pelos resultados de projetos específicos com recursos e responsáveis definidos.

Para avançar: Para avançar, desenvolver conhecimentos de orçamento e gestão de uma área do negócio.

Perguntas para a reunião 1:1

  1. Quais reuniões estão consumindo meu tempo sem um resultado claro?
  2. Em que pontos da agenda você precisa de mais clareza sobre minhas prioridades?
  3. Quais tarefas precisam de uma resposta minha para avançar?
  4. Quais atrasos dos responsáveis eu preciso conhecer hoje?
  5. Quais materiais para reuniões acabam sendo reunidos na última hora?
  6. Quais decisões você poderia tomar sem me consultar após combinarmos os limites?
  7. Quais solicitações fora do expediente prejudicam seu descanso e precisam de outro processo?
  8. Quais acessos aos meus documentos ou mensagens precisam ser revistos?

Erros na contratação e na gestão

  1. Contratar alguém simpático sem avaliar organização da agenda e atenção aos detalhes.
    Como fazer melhor: Aplicar uma agenda fictícia com conflitos e pedir justificativas para cada mudança.
  2. Delegar tudo ao assistente, incluindo demandas pessoais sem conversa prévia.
    Como fazer melhor: Definir tarefas profissionais e pessoais, jornada e limites de disponibilidade antes da contratação.
  3. Cobrar iniciativa exigindo aprovação de cada mensagem e remarcação.
    Como fazer melhor: Registrar decisões autorizadas, limites de gastos e situações que exigem aprovação.
  4. Avaliar o assistente pela entrega de terceiros sem autoridade sobre eles.
    Como fazer melhor: Avaliar acompanhamento e alertas no prazo; cobrar a entrega de quem executa.
  5. Compartilhar senhas do executivo em vez de configurar os acessos necessários.
    Como fazer melhor: Criar conta individual, configurar acesso delegado e revisar permissões quando as tarefas mudarem.
RH em dinheiro

Quanto custa errar na contratação do assistente executivo

O mesmo cálculo da seção «RH em dinheiro» do PapaHR: custo de recrutamento mais o salário dos meses em que o novo funcionário trabalhou com metade da capacidade.

Uma saída
Por ano

Nos primeiros meses, um novo funcionário entrega cerca de metade do resultado — a outra metade do salário é o que a empresa paga pelo aprendizado. No PapaHR, o cálculo usa as saídas reais da sua empresa.

Perguntas e respostas

Qual a diferença entre assistente executivo e responsável pelo escritório?

O assistente executivo organiza o trabalho de um executivo específico: agenda, preparação de decisões e acompanhamento de compromissos. O responsável pelo escritório cuida da estrutura e da rotina de toda a equipe. Uma pequena empresa pode combinar as funções se distribuir o tempo e as tarefas antecipadamente.

O assistente executivo deve cuidar de demandas pessoais?

Inclua demandas pessoais somente após conversar explicitamente com o candidato. Defina os tipos de demanda, o tempo de trabalho dedicado, os limites de gastos e o contato fora do expediente. Combine novas responsabilidades separadamente.

Como avaliar o desempenho de um assistente executivo?

Verifique falhas de organização, materiais prontos, prazos das tarefas próprias e qualidade do acompanhamento. Defina antecipadamente o que conta como erro e onde fica a comprovação do resultado. Se não houver reuniões ou tarefas aplicáveis no período, não calcule o indicador e combine antes a redistribuição do peso.

É possível contratar um assistente executivo sem experiência?

Sim, se as tarefas iniciais se limitarem à agenda, comunicação e demandas simples, com disponibilidade do gestor para ensinar. Avalie atenção e organização em um teste prático. Delegue viagens complexas e materiais restritos depois de verificar habilidades e configurar acessos.

Como organizar o trabalho de um assistente executivo remoto?

Combine horários de contato, um canal para urgências e um alinhamento diário breve. Use agenda compartilhada e lista de tarefas com responsáveis, prazos e andamento. Conceda acessos individuais aos documentos e indique alguém para atividades que exigem presença no escritório.

Contrate, integre e avalie em um só sistema

O PapaHR é grátis para até 25 funcionários: perfis de cargo, vagas, integração, metas, reuniões 1:1 e avaliações.

Abrir o perfil no PapaHR Já tenho uma conta

Cargos semelhantes