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PapaHR · Mike Pritula Academy · Puestos

Asistente de Dirección: perfil del puesto, KPI y preguntas de entrevista

Aquí encontrará el perfil del asistente de dirección, indicadores clave de desempeño (KPI), preguntas de selección y un plan de incorporación. Úselos para acordar tareas, autonomía y calidad del apoyo a la dirección.

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Perfiles de puesto, contratación, incorporación y evaluación en PapaHR. Gratis para hasta 25 empleados.

  1. Usa el perfil de abajo o crea el tuyo con el creador de perfiles.
  2. En PapaHR, el perfil se convierte en un anuncio de empleo, un plan de incorporación y objetivos para el periodo de prueba.
  3. A los 90 días, evalúa a la persona con los mismos KPI y competencias.

Perfil del puesto

Para qué existe el puesto

Liberar tiempo del directivo para tomar decisiones, organizando su agenda, información y seguimiento de compromisos.

Resultado al cabo de un año

El directivo recibe los materiales a tiempo, las reuniones transcurren sin fallos de organización y las tareas tienen responsables y plazos. La coordinación diaria ya no requiere su participación constante.

Lugar en la estructura

  1. Depende deA la dirección de la empresa o a un único directivo asignado
  2. Personal a cargoNinguno
  3. Trabaja conResponsables de área — plazos, materiales y compromisos, Equipo — solicitudes de reunión y encargos del directivo, Responsable de oficina — salas, visitas y eventos, Contable — documentos y gastos de viajes del directivo, Socios y proveedores — reuniones, reservas y confirmaciones
Áreas clave de resultados
  1. Agenda sin fallos de organización — Porcentaje de reuniones sin fallos de organizaciónObjetivo orientativo: al menos 98% de reuniones sin fallos de organización.
  2. Directivo preparado para las reuniones — Porcentaje de reuniones con materiales listos en el plazo acordadoObjetivo orientativo: al menos 95% de reuniones con materiales listos a tiempo.
  3. Encargos propios terminados a tiempo — Porcentaje de encargos del asistente terminados en la fecha acordadaObjetivo orientativo: al menos 95% de encargos propios terminados a tiempo.
  4. Compromisos bajo seguimiento — Porcentaje de acciones de seguimiento realizadas a tiempoObjetivo orientativo: 100% de acciones de seguimiento realizadas a tiempo.
  5. Documentos sin errores del asistente — Porcentaje de documentos aceptados sin corregir erroresObjetivo orientativo: al menos 98% de documentos sin errores del asistente.
  6. Solicitudes recibidas con un siguiente paso definido — Porcentaje de solicitudes atendidas en el plazo acordadoObjetivo orientativo: al menos 95% de solicitudes atendidas en el plazo acordado.
Requisitos

Experiencia: Experiencia gestionando agendas, correspondencia profesional y seguimiento de encargos.

Requisitos formales: Formación según necesidades de la empresa; idiomas para contactos internacionales.

Debe saber

  • Correspondencia profesional y organización de reuniones.
  • Gestión de documentos confidenciales.
  • Planificación de viajes y comprobación de reservas.
  • Registro de decisiones, responsables y plazos.

Debe saber hacer

  • Planificar agendas con margen entre reuniones.
  • Resumir solicitudes e identificar la decisión necesaria.
  • Mantener una tabla de tareas con plazos y estados.
  • Revisar documentos, destinatarios y permisos antes del envío.
  • Reorganizar horarios y avisar a las personas afectadas.
  • Usar calendarios, hojas de cálculo, documentos compartidos y videollamadas.
Competencias en tres niveles

Gestión de prioridades

Protege el tiempo del directivo cuando varias personas necesitan atención simultáneamente.

  1. Aclara urgencia e importancia antes de incorporar encargos a la agenda.básico
  2. Propone el orden de tareas, reserva preparación y avisa de sobrecargas.intermedio
  3. Anticipa conflictos de prioridades y presenta opciones con sus consecuencias.avanzado

Seguimiento hasta el resultado

Evita que los encargos se pierdan después de reuniones o peticiones verbales.

  1. Registra encargo, responsable y plazo, y confirma su finalización.básico
  2. Comprueba avances y comunica retrasos antes de vencer el plazo.intermedio
  3. Identifica causas de retrasos recurrentes y acuerda mejoras en el seguimiento.avanzado

Comunicación profesional

Permite conseguir respuestas y acordar cambios sin intervención constante del directivo.

  1. Escribe mensajes breves con petición, plazo de respuesta y siguiente paso.básico
  2. Aclara desacuerdos, reprograma con calma y confirma compromisos por escrito.intermedio
  3. Resuelve situaciones tensas preservando relaciones y respetando los límites de autonomía.avanzado

Atención al detalle

Evita reuniones fallidas, envíos incorrectos y gastos de viaje innecesarios.

  1. Comprueba fecha, hora, destinatario y archivos adjuntos con una lista.básico
  2. Verifica zonas horarias, itinerarios y versiones de materiales antes de confirmar.intermedio
  3. Añade comprobaciones para errores recurrentes y detecta datos incompatibles con antelación.avanzado

Confidencialidad

Protege correspondencia, planes y documentos del directivo frente a divulgaciones accidentales.

  1. Comprueba destinatarios y solicita aprobación antes de compartir materiales restringidos.básico
  2. Aclara el motivo de la solicitud y entrega solo la información autorizada.intermedio
  3. Detecta accesos innecesarios y organiza su revisión con el propietario documental.avanzado

Autonomía dentro de los límites acordados

Reduce aprobaciones rutinarias y mantiene las decisiones importantes bajo control del directivo.

  1. Distingue acciones autorizadas de decisiones que requieren aprobación.básico
  2. Resuelve asuntos habituales; presenta opciones y recomendaciones para las excepciones.intermedio
  3. Propone ampliar la autonomía cuando las aprobaciones repetidas retrasan el trabajo.avanzado
Creador de perfiles

Crea un perfil para tu empresa

Marca lo que hace esta persona en tu empresa. A la derecha verás el perfil listo: cópialo o ábrelo en PapaHR.

Asistente de Dirección

Liberar tiempo del directivo para tomar decisiones, organizando su agenda, información y seguimiento de compromisos.

Funciones
  1. Gestionar la agenda considerando prioridades, desplazamientos y tiempo de preparación.
  2. Programar reuniones; confirmar participantes, lugar y funcionamiento del enlace.
  3. Reunir orden del día, resúmenes y documentos para las reuniones.
  4. Registrar decisiones de reuniones, responsables y plazos de los encargos.
  5. Recordar plazos a los responsables y avisar al directivo sobre riesgos.
  6. Ejecutar encargos dentro de la autonomía acordada.
  7. Revisar solicitudes recibidas e identificar decisiones que requieren al directivo.
  8. Preparar mensajes y documentos; revisar destinatarios, fechas y archivos adjuntos.
  9. Organizar viajes del directivo y comprobar el itinerario antes de salir.
  10. Guardar materiales de trabajo con acceso limitado a personas autorizadas.
  11. Gestionar encargos personales dentro de límites previamente acordados.
  12. Preparar resúmenes sobre socios antes de las negociaciones.
  13. Organizar reuniones de propietarios y recopilar materiales de los participantes.
  14. Reunir justificantes de gastos del directivo para contabilidad.
  15. Coordinar proyectos pequeños con plazos y autonomía definidos.
  16. Seleccionar proveedores de viajes y reuniones según los requisitos acordados.
  17. Preparar el traspaso de agenda y tareas durante las ausencias.
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KPI del asistente de dirección

  1. Reuniones sin fallos de organización — Reuniones sin fallos / reuniones celebradas × 100%. Error: Ocultar fallos de organización en los registros de reuniones.peso 25% · mes
  2. Materiales de reunión listos a tiempo — Reuniones con materiales puntuales / reuniones que requerían materiales × 100%. Error: Contar materiales incompletos como listos para la reunión.peso 20% · mes
  3. Encargos propios terminados a tiempo — Encargos propios puntuales / encargos propios con vencimiento mensual × 100%. Error: Incluir tareas ajenas o modificar retroactivamente plazos ya vencidos.peso 20% · mes
  4. Seguimiento de compromisos a tiempo — Acciones de seguimiento puntuales / acciones de seguimiento previstas × 100%. Error: Contar recordatorios sin comprobar avances ni comunicar los riesgos detectados.peso 15% · mes
  5. Documentos sin errores del asistente — Documentos sin correcciones de errores / documentos entregados × 100%. Error: Contar documentos sin revisar como documentos sin errores.peso 10% · mes
  6. Solicitudes atendidas a tiempo — Solicitudes atendidas puntualmente / solicitudes con plazo de respuesta vencido × 100%. Error: Contar confirmaciones automáticas de recepción como respuesta o asignación al responsable.peso 10% · mes
Calculadora

Calcula la bonificación por KPI

Introduce el porcentaje de cumplimiento de cada indicador y el importe de la bonificación al 100%. Puedes cambiar los pesos.

IndicadorPeso, %Cumplimiento, %Contribución
Reuniones sin fallos de organización
Materiales de reunión listos a tiempo
Encargos propios terminados a tiempo
Seguimiento de compromisos a tiempo
Documentos sin errores del asistente
Solicitudes atendidas a tiempo
Resultado de los KPI
Bonificación
Suma de pesos

Los pesos del ejemplo son una referencia. Deben sumar el 100%.

Preguntas para la entrevista

Ficha de evaluación

Haz la entrevista y obtén el resultado

Puntúa cada respuesta del 1 al 5: el resultado se calculará por competencias. Puedes mantener esta página abierta en el móvil durante la entrevista.

Gestión de prioridades

Describa una petición urgente que coincidió con una reunión importante del directivo. ¿Qué cambió y cuál fue el resultado?

✓ Qué buscar en la respuesta: Aclaró prioridades, propuso opciones, avisó a participantes y protegió la preparación.

⚑ Señal de alerta: Atendió a la persona más insistente sin comprobar las consecuencias.

Cuéntenos cómo redujo la sobrecarga de la agenda de un directivo. ¿Qué reuniones movió y cómo evaluó el resultado?

✓ Qué buscar en la respuesta: Revisó objetivos, acordó cambios y reservó tiempo para tareas importantes.

⚑ Señal de alerta: Canceló reuniones sin aclarar su importancia para el directivo.

Seguimiento hasta el resultado

Describa un encargo de reunión que corría riesgo de olvidarse. ¿Cómo detectó el riesgo y aseguró el siguiente paso?

✓ Qué buscar en la respuesta: Identificó responsable, plazo, comprobación de avances y aviso oportuno al directivo.

⚑ Señal de alerta: Solo recordó el encargo cuando preguntó el directivo.

Describa una tarea propia que no podría terminar a tiempo. ¿Cuándo avisó, qué propuso y qué resultado obtuvo?

✓ Qué buscar en la respuesta: Avisó antes, explicó el obstáculo, acordó una solución y terminó la tarea.

⚑ Señal de alerta: Ocultó el retraso o cambió el plazo sin aprobación.

Comunicación profesional

Cuéntenos sobre una reprogramación difícil con un socio importante. ¿Cómo explicó el cambio y qué acuerdo alcanzó?

✓ Qué buscar en la respuesta: Ofreció opciones adecuadas, consideró limitaciones del socio y confirmó el nuevo horario.

⚑ Señal de alerta: Culpó al directivo o dejó al socio sin confirmación.

Describa cómo consiguió materiales de un compañero que no respondía. ¿Qué acciones ayudaron y cómo terminó la situación?

✓ Qué buscar en la respuesta: Aclaró obstáculos, explicó plazos y consecuencias e involucró al directivo a tiempo.

⚑ Señal de alerta: Presionó usando el nombre del directivo o repitió peticiones idénticas.

Atención al detalle

Describa un error de agenda o reserva detectado antes de una reunión. ¿Cómo verificó los datos y qué corrigió?

✓ Qué buscar en la respuesta: Comprobó confirmaciones originales, corrigió discrepancias y avisó a las personas afectadas.

⚑ Señal de alerta: Confió en la memoria y no verificó los datos actualizados.

Cuéntenos un error en un mensaje o documento que preparó. ¿Cómo corrigió sus consecuencias y cambió su revisión?

✓ Qué buscar en la respuesta: Reconoció el error, corrigió el envío y añadió una comprobación concreta.

⚑ Señal de alerta: Culpó al destinatario o solo prometió prestar más atención.

Confidencialidad

Describa una solicitud de información confidencial del directivo. ¿Cómo comprobó la autorización y qué respondió?

✓ Qué buscar en la respuesta: Verificó permisos, obtuvo aprobación y limitó la información compartida.

⚑ Señal de alerta: Entregó información por respeto al cargo o por insistencia del solicitante.

Describa un acceso innecesario a documentos o correspondencia que detectó. ¿A quién avisó y cómo cambió el acceso?

✓ Qué buscar en la respuesta: Explica las acciones sin revelar secretos y confirma la retirada del acceso innecesario.

⚑ Señal de alerta: Revela documentos confidenciales de su anterior empresa durante la entrevista.

Autonomía dentro de los límites acordados

Describa un asunto urgente con el directivo no disponible. ¿Qué decidió, con qué autorización y cuál fue el resultado?

✓ Qué buscar en la respuesta: Comprobó su autonomía, valoró consecuencias, registró la decisión y avisó al directivo.

⚑ Señal de alerta: Comprometió dinero u obligaciones sin autorización.

Describa un asunto recurrente para el que dejó de pedir aprobación. ¿Cómo acordó los límites y qué cambió?

✓ Qué buscar en la respuesta: Acordó límites, excepciones y comunicación de resultados; redujo consultas innecesarias.

⚑ Señal de alerta: Dejó de preguntar e interpretó el silencio del directivo como permiso.

Puntúa al menos una respuesta para ver aquí el resultado. ·
Gestionar candidatos en PapaHR

Prueba práctica

Reorganizar el día del directivo y mantener el seguimiento de encargos · 2 horas

Entregue una agenda diaria ficticia, seis mensajes recibidos, una lista de encargos y reglas breves sobre autonomía. Incluya reuniones superpuestas, tiempo de desplazamiento y una llamada con alguien de otra zona horaria. Los mensajes deben incluir una petición urgente de un socio, un retraso de materiales y una solicitud de un documento restringido. Indique prioridades del directivo, plazos de preparación y límites de gasto. Pida una agenda actualizada con explicaciones, una tabla de encargos con responsables y plazos, dos respuestas a los remitentes y preguntas para el directivo. La persona debe señalar la información que falta y proponer soluciones dentro de su autonomía. Todos los datos son ficticios; no debe enviar mensajes ni realizar reservas reales.

Cómo evaluar

  • Conflictos resueltos; desplazamientos, preparación y zonas horarias contemplados.
  • Los cambios de agenda respetan las prioridades indicadas por el directivo.
  • Cada encargo tiene resultado, responsable, plazo y próxima revisión.
  • Retraso de materiales detectado, con alternativa para mantener el objetivo.
  • Respuestas claras con un siguiente paso concreto.
  • Documento restringido protegido; decisiones fuera de autonomía remitidas para aprobación.

Anuncio de empleo listo para usar

Asistente de Dirección en [empresa]

Ayude al directivo de [empresa] a reservar tiempo para decisiones importantes. Gestionará su agenda, preparación de reuniones, correspondencia y seguimiento de encargos.

Tareas

  • Gestionar la agenda, programar reuniones y avisar de conflictos horarios.
  • Reunir materiales para reuniones y registrar decisiones.
  • Seguir encargos, recordar plazos y comunicar retrasos.
  • Preparar mensajes, documentos y resúmenes para el directivo.
  • Organizar viajes y comprobar confirmaciones de reservas.
  • Atender solicitudes respetando la autonomía y la confidencialidad.

Requisitos

  • Experiencia organizando reuniones y siguiendo varios encargos simultáneamente.
  • Capacidad para priorizar y aclarar el resultado esperado.
  • Redacción profesional breve y clara.
  • Revisión de fechas, zonas horarias, destinatarios y archivos adjuntos.
  • Manejo de calendarios, hojas de cálculo y documentos compartidos.
  • Discreción y comunicación anticipada de riesgos.

Qué ofrecemos

  • Retribución: [salario] $; [proceso de revisión].
  • Lugar: [ciudad]; modalidad: [presencial/remota/híbrida].
  • Horario: [horario]; contacto fuera de jornada: [condiciones].
  • Colaboración directa con [directivo] y límites de autonomía acordados.
  • Viajes: [frecuencia y condiciones].
  • Herramientas de trabajo y apoyo inicial: [condiciones].

En PapaHR, este texto se convierte en una vacante con una página de empleo y un embudo de candidatos.

Plan de incorporación de 90 días

Antes del primer día

  1. Confirmar horario, modalidad y condiciones de contacto fuera de jornada.RRHH
  2. Definir prioridades, autonomía del asistente y reglas para solicitudes urgentes.Responsable
  3. Preparar correo, calendario y permisos de acceso aprobados.TI

Primer día

  1. Explicar preferencias sobre reuniones, correspondencia y revisiones diarias.Responsable
  2. Mostrar calendario, lista de encargos y ubicación de materiales de trabajo.Mentor
  3. Comprobar accesos y listar la información que falta.Nuevo empleado
  4. Acordar materiales restringidos y destinatarios autorizados.Responsable

Primera semana

  1. Asumir la agenda y confirmar próximas reuniones con los participantes.Nuevo empleado
  2. Recopilar encargos activos y aclarar responsables y plazos.Nuevo empleado
  3. Acordar plazos de respuesta y preparación de materiales para reuniones.Responsable
  4. Revisar primeros mensajes, invitaciones y registros de encargos.Mentor

30 días

  1. Gestionar la agenda y preparación de reuniones habituales con autonomía.Nuevo empleado
  2. Analizar fallos de organización y actualizar la lista de comprobación.Responsable
  3. Acordar metas de indicadores según los resultados del primer mes.Responsable

60 días

  1. Seguir los compromisos y avisar de riesgos con antelación.Nuevo empleado
  2. Preparar un itinerario ficticio de viaje con alternativas.Nuevo empleado
  3. Revisar decisiones autónomas y aclarar límites de aprobación.Responsable

90 días

  1. Documentar el traspaso de agenda y encargos durante las ausencias.Nuevo empleado
  2. Evaluar objetivos del periodo de prueba con reuniones y encargos reales.Responsable
  3. Registrar resultados de incorporación y el próximo plan de desarrollo.RRHH

Objetivos para el periodo de prueba

  1. Gestionar la agenda sin fallos de organización evitables.Objetivo orientativo: en el último mes, al menos 98% de reuniones sin errores de horario, lugar, enlace ni superposiciones.
  2. Garantizar que el directivo llegue preparado a las reuniones.Objetivo orientativo: al finalizar el periodo, al menos 95% de reuniones con materiales puntuales; comprobar en la agenda.
  3. Mantener el seguimiento de los encargos activos del directivo.Objetivo orientativo: 100% de encargos activos con responsable, plazo y próxima revisión; comprobar la lista semanalmente.
  4. Resolver asuntos habituales dentro de la autonomía acordada.Objetivo orientativo: revisar cinco casos; todas las decisiones respetan la autonomía y las excepciones se aprueban antes de actuar.

Trayectoria profesional

Asistente Administrativo Júnior

Organiza reuniones puntuales, prepara documentos y sigue listas de comprobación.

Para avanzar: Aprender a gestionar toda la agenda y resolver encargos habituales con autonomía.

Asistente de Dirección

Gestiona agenda, preparación de reuniones, viajes y seguimiento de compromisos de un directivo.

Para avanzar: Aprender a anticipar conflictos de prioridades y coordinar reuniones complejas sin apoyo constante.

Asistente Ejecutivo Sénior

Coordina encargos complejos entre varias personas y mejora el apoyo al directivo.

Para avanzar: Desarrollar planificación de proyectos, coordinación de personas e informes de resultados.

Responsable de Proyectos de Dirección

Responde por resultados de proyectos específicos con recursos y responsables asignados.

Para avanzar: Para seguir creciendo, desarrollar gestión presupuestaria y dirección de un área del negocio.

Preguntas para la reunión 1:1

  1. ¿Qué reuniones consumen ahora mi tiempo sin un resultado claro?
  2. ¿Dónde necesita más claridad sobre mis prioridades en la agenda?
  3. ¿Qué encargos necesitan mi respuesta para poder avanzar?
  4. ¿Qué retrasos de los responsables debo conocer hoy?
  5. ¿Qué materiales para reuniones acaba reuniendo a última hora?
  6. ¿Qué decisiones podría tomar por su cuenta si acordamos antes los límites?
  7. ¿Qué solicitudes fuera de jornada dificultan su descanso y requieren otro procedimiento?
  8. ¿Qué accesos a mis documentos o correspondencia debemos revisar?

Errores de contratación y gestión

  1. Contratar por simpatía sin comprobar organización de agenda y atención al detalle.
    Cómo hacerlo mejor: Entregar una agenda ficticia con conflictos y pedir explicaciones de cada cambio.
  2. Encargar de todo al asistente, incluidos asuntos personales sin hablarlo.
    Cómo hacerlo mejor: Definir tareas profesionales y personales, horario y disponibilidad antes de contratar.
  3. Exigir iniciativa manteniendo la aprobación de cada mensaje y cambio de reunión.
    Cómo hacerlo mejor: Documentar decisiones permitidas, límites de gasto y casos de aprobación obligatoria.
  4. Evaluar al asistente por tareas ajenas sin autoridad sobre sus responsables.
    Cómo hacerlo mejor: Evaluar seguimiento y avisos de riesgo puntuales; exigir resultados a quien ejecuta.
  5. Compartir contraseñas del directivo en vez de configurar accesos adecuados.
    Cómo hacerlo mejor: Crear una cuenta individual, configurar acceso delegado y revisar permisos cuando cambien las tareas.
RRHH en dinero

Cuánto cuesta una mala contratación del asistente de dirección

El mismo cálculo que en la sección «RRHH en dinero» de PapaHR: el costo de selección más el salario de los meses en que el nuevo empleado trabajó a la mitad de su capacidad.

Una salida
Por año

En los primeros meses, un nuevo empleado aporta aproximadamente la mitad del resultado: la otra mitad del salario es lo que la empresa paga por su aprendizaje. En PapaHR, el cálculo se basa en las salidas reales de tu empresa.

Preguntas y respuestas

¿En qué se diferencia un asistente de dirección de un responsable de oficina?

El asistente organiza el trabajo de un directivo concreto: agenda, preparación de decisiones y seguimiento de compromisos. El responsable de oficina facilita el funcionamiento del espacio de trabajo para todo el equipo. Una pequeña empresa puede combinar ambas funciones si distribuye antes el tiempo y las tareas.

¿Debe el asistente de dirección realizar encargos personales?

Incluya encargos personales solo después de hablarlo expresamente con la persona candidata. Defina sus tipos, el tiempo de trabajo dedicado, los límites de gasto y el contacto fuera de jornada. Acuerde las nuevas responsabilidades por separado.

¿Cómo se evalúa el desempeño de un asistente de dirección?

Revise fallos de organización, disponibilidad de materiales, plazos de encargos propios y calidad del seguimiento. Defina antes qué cuenta como error y dónde se guarda la evidencia del resultado. Si no hay reuniones o encargos aplicables durante el periodo, no calcule ese indicador y acuerde previamente cómo redistribuir su peso.

¿Se puede contratar a un asistente de dirección sin experiencia?

Sí, si las tareas iniciales se limitan a agenda, correspondencia y encargos sencillos, y el responsable puede enseñar. Compruebe atención y organización con una prueba práctica. Delegue viajes complejos y materiales restringidos tras verificar habilidades y configurar accesos.

¿Cómo se organiza el trabajo de un asistente remoto?

Acuerde horas de contacto, un canal para urgencias y una breve revisión diaria. Utilice una agenda compartida y una lista de encargos con responsables, plazos y estados. Conceda accesos individuales a documentos y asigne a alguien las tareas que requieren presencia en la oficina.

Contrata, incorpora y evalúa en un solo sistema

PapaHR es gratis para hasta 25 empleados: perfiles de puesto, vacantes, incorporación, objetivos, reuniones 1:1 y evaluaciones.

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