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PapaHR · Mike Pritula Academy · Cargos

Coordenador Administrativo: perfil, KPIs e perguntas de entrevista

Aqui você encontra o perfil do coordenador administrativo, indicadores-chave de desempenho (KPIs), perguntas de entrevista e um plano de integração. Use esse material para manter o escritório funcionando e evitar que problemas de infraestrutura interrompam a equipe.

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Perfis de cargo, contratação, integração e avaliação no PapaHR. Grátis para até 25 funcionários.

  1. Use o perfil abaixo ou monte o seu no construtor.
  2. No PapaHR, o perfil se transforma em um anúncio de vaga, um plano de integração e metas para o período de experiência.
  3. Após 90 dias, avalie a pessoa com os mesmos KPIs e competências.

Perfil do cargo

Por que o cargo existe

Garantir um escritório funcional, suprimentos essenciais e apoio administrativo no prazo para a equipe.

Resultado em um ano

Compras recorrentes, manutenção e reuniões seguem o calendário; a liderança acompanha solicitações e gastos, e a contabilidade recebe a documentação completa.

Posição na estrutura

  1. Responde aGerente de operações ou proprietário da empresa.
  2. Subordinados diretosNenhum; coordena limpeza, entregas e outros prestadores conforme o escopo combinado.
  3. Trabalha comColaboradores — solicitações de suprimentos e manutenção do escritório., Gestor — prioridades, orçamento e gastos extraordinários., Contabilidade — notas fiscais, recibos e comprovantes de entrega., Profissional de recursos humanos — estações de trabalho e novas admissões., Profissional de tecnologia da informação — conexão, equipamentos e acessos., Locador e prestadores — limpeza, reparos e manutenção., Visitantes e organizadores de reuniões — acesso, salas e orientação.
Principais áreas de resultado
  1. Solicitações atendidas nos prazos combinados — Percentual de solicitações concluídas no prazoMeta ilustrativa: 95% das solicitações concluídas no prazo combinado.
  2. Suprimentos essenciais disponíveis no escritório — Disponibilidade de suprimentos essenciaisMeta ilustrativa: todos os suprimentos essenciais disponíveis em 100% das verificações programadas.
  3. Compras dentro dos limites aprovados — Percentual de compras dentro do orçamento aprovadoMeta ilustrativa: 100% das compras dentro dos limites aprovados previamente.
  4. Contabilidade recebe a documentação completa no prazo — Percentual de compras com documentação entregue no prazoMeta ilustrativa: documentação completa de 100% das compras entregue no prazo definido.
  5. Manutenções programadas concluídas e conferidas — Percentual de serviços aceitos no prazoMeta ilustrativa: 95% dos serviços programados conferidos e aceitos no prazo combinado.
  6. Salas e recepção de visitantes prontas para as reuniões — Percentual de reuniões preparadas no prazoMeta ilustrativa: checklist de preparação concluído antes de 100% das reuniões solicitadas.
Requisitos

Experiência: Experiência administrativa, em compras ou coordenação de prestadores, demonstrada por entregas concretas.

Requisitos formais: Boa comunicação escrita e disponibilidade para trabalhar presencialmente no horário combinado.

Precisa saber

  • Como funcionam solicitação, pedido, entrega e confirmação de recebimento.
  • Quais documentos a contabilidade exige nas compras do escritório.
  • Como calcular estoques considerando consumo e prazo de entrega.
  • Como comparar o custo total das propostas de fornecedores.
  • Como organizar recepção de visitantes e reservas de salas.
  • Como tratar documentos de trabalho e dados pessoais.

Precisa saber fazer

  • Manter planilhas completas de solicitações, gastos e estoques.
  • Usar e-mail, agenda e documentos compartilhados.
  • Priorizar solicitações simultâneas de colaboradores.
  • Negociar prazos e correções com prestadores.
  • Conferir notas fiscais, quantidades e documentação das compras.
  • Comunicar problemas, impactos e opções de solução com clareza.
Competências em três níveis

Planejamento e prioridades

Permite conciliar solicitações urgentes, compras recorrentes e preparação de reuniões.

  1. Registra tarefas e prazos; confirma prioridades com o gestor.básico
  2. Programa atividades recorrentes e reserva tempo para solicitações urgentes.intermediário
  3. Antecipa picos de demanda e combina mudanças antes de comprometer prazos.avançado

Atenção aos detalhes

Erros em pedidos, notas fiscais e acessos custam tempo e dinheiro à equipe.

  1. Confere quantidades, datas e dados usando uma lista de verificação.básico
  2. Identifica divergências entre pedido, entrega e documentos antes do pagamento.intermediário
  3. Elimina causas de erros recorrentes e inclui verificações no processo.avançado

Comunicação no atendimento

Colaboradores e visitantes precisam de prazos claros, ajuda e atendimento tranquilo.

  1. Esclarece a solicitação e informa o prazo combinado com educação.básico
  2. Avisa sobre atrasos, oferece alternativas disponíveis e confirma o resultado.intermediário
  3. Alinha expectativas conflitantes e reduz cobranças repetidas sobre o mesmo problema.avançado

Cuidado com o orçamento

Mantém o escritório abastecido sem compras desnecessárias ou custos ocultos.

  1. Confere o limite e obtém aprovação antes do pedido.básico
  2. Compara custos considerando frete, prazos e qualidade do produto.intermediário
  3. Reduz desperdícios e compras emergenciais sem prejudicar as condições de trabalho.avançado

Coordenação de prestadores

Limpeza e manutenção exigem requisitos claros e conferência dos serviços entregues.

  1. Passa a tarefa ao prestador e confirma o horário da visita.básico
  2. Registra escopo, prazo e critérios de aceite; confere o serviço concluído.intermediário
  3. Obtém correções, prepara prestadores alternativos e evita falhas recorrentes.avançado

Resposta a imprevistos

Falhas e atrasos exigem restabelecer rapidamente as condições de trabalho da equipe.

  1. Informa a falha ao especialista responsável e segue as orientações.básico
  2. Avalia impactos, organiza solução temporária e informa quando atualizará a equipe.intermediário
  3. Investiga causas e organiza ações preventivas com os responsáveis.avançado
Construtor

Monte um perfil para sua empresa

Marque o que essa pessoa faz na sua empresa. À direita está o perfil pronto: copie ou abra no PapaHR.

Coordenador Administrativo

Garantir um escritório funcional, suprimentos essenciais e apoio administrativo no prazo para a equipe.

Atribuições
  1. Registrar solicitações, combinar prazos e informar o andamento.
  2. Conferir estoques e comprar suprimentos antes de acabarem.
  3. Comparar fornecedores por preço, qualidade e prazo de entrega.
  4. Obter aprovação das compras e registrar gastos em planilha.
  5. Conferir quantidade, integridade e itens das entregas.
  6. Reunir notas fiscais, recibos e comprovantes para a contabilidade.
  7. Organizar limpeza, manutenção e reparos com prestadores.
  8. Conferir a qualidade dos serviços e cobrar correções.
  9. Preparar salas, autorizações de acesso e recepção de visitantes.
  10. Receber, registrar e distribuir correspondências.
  11. Coordenar a preparação das estações de trabalho para novos colaboradores.
  12. Manter o calendário de serviços e comunicar riscos ao gestor.
  13. Reservar viagens de colaboradores dentro do orçamento aprovado.
  14. Organizar alimentação e entrega de água, quando previstas.
  15. Apoiar a logística de eventos internos.
  16. Controlar a entrega de chaves e crachás de acesso.
  17. Coordenar a mudança do escritório conforme o plano aprovado.
  18. Controlar os móveis do escritório e organizar inventários físicos.
  19. Organizar impressão e entrega de materiais para reuniões.
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KPIs do coordenador administrativo

  1. Percentual de solicitações concluídas no prazo — Solicitações concluídas pontualmente / solicitações com vencimento mensal × 100%. Erro: Mudar prazos após atrasos ou encerrar solicitações sem solução.peso 25% · mês
  2. Disponibilidade de suprimentos essenciais — Verificações sem faltas / total de verificações programadas × 100%. Erro: Conferir apenas após entregas, ocultando períodos sem suprimentos.peso 20% · mês
  3. Percentual de compras dentro do orçamento aprovado — Compras dentro dos limites aprovados / total de compras concluídas × 100%. Erro: Aprovar limites depois da compra ou excluir o frete do custo.peso 15% · mês
  4. Percentual de compras com documentação entregue no prazo — Compras documentadas pontualmente / compras com documentação prevista no período × 100%. Erro: Considerar a documentação completa sem conferência da contabilidade.peso 15% · mês
  5. Percentual de serviços aceitos no prazo — Serviços aceitos pontualmente / serviços com vencimento mensal × 100%. Erro: Contar a visita do prestador como serviço concluído sem conferir a qualidade.peso 15% · mês
  6. Percentual de reuniões preparadas no prazo — Reuniões preparadas pontualmente / reuniões com preparação solicitada × 100%. Erro: Marcar a preparação como concluída sem conferir sala, acessos e materiais.peso 10% · mês
Calculadora

Calcule o bônus por KPIs

Informe o percentual de cumprimento de cada indicador e o valor do bônus para 100%. Você pode alterar os pesos.

IndicadorPeso, %Cumprimento, %Contribuição
Percentual de solicitações concluídas no prazo
Disponibilidade de suprimentos essenciais
Percentual de compras dentro do orçamento aprovado
Percentual de compras com documentação entregue no prazo
Percentual de serviços aceitos no prazo
Percentual de reuniões preparadas no prazo
Resultado dos KPIs
Bônus
Soma dos pesos

Os pesos do exemplo são uma referência. A soma deve ser 100%.

Perguntas para a entrevista

Ficha de avaliação

Faça a entrevista e veja o resultado

Dê uma nota de 1 a 5 após cada resposta: o resultado será calculado por competência. Deixe esta página aberta no celular durante a entrevista.

Planejamento e prioridades

Conte sobre um dia com entrega, visitantes e solicitação urgente ao mesmo tempo. Como definiu prioridades e qual foi o resultado?

✓ O que observar na resposta: Avaliou impactos e prazos, alinhou prioridades, distribuiu ações e conferiu resultados.

⚑ Sinal de alerta: Atendeu por ordem de chegada sem avisar sobre atrasos.

Conte sobre uma compra feita antes de acabar o estoque. Como definiu a data do pedido e conferiu o resultado?

✓ O que observar na resposta: Considerou saldo, consumo, prazo de entrega e reserva; confirmou que não houve interrupção.

⚑ Sinal de alerta: Confiou apenas na memória ou no último pedido de um colega.

Atenção aos detalhes

Conte sobre uma divergência que encontrou numa entrega ou nota fiscal. O que conferiu, quem avisou e como resolveu?

✓ O que observar na resposta: Comparou pedido e entrega, registrou a divergência e obteve correção antes de encerrar a compra.

⚑ Sinal de alerta: Aceitou os produtos sem conferir e deixou a correção para a contabilidade.

Descreva um erro seu na preparação de uma reunião ou documento. Quais foram as consequências e o que mudou depois?

✓ O que observar na resposta: Reconheceu sua responsabilidade, corrigiu as consequências e acrescentou uma verificação específica.

⚑ Sinal de alerta: Não identifica erros próprios ou culpa apenas os colegas.

Comunicação no atendimento

Conte sobre um colaborador insatisfeito com o prazo de uma solicitação. O que esclareceu, ofereceu e combinou?

✓ O que observar na resposta: Entendeu a necessidade, explicou o prazo, ofereceu alternativa e comunicou o resultado.

⚑ Sinal de alerta: Prometeu prazo impossível para encerrar uma conversa desconfortável.

Lembre uma recepção de visitantes que saiu do planejado. Como agiu e qual retorno recebeu do organizador?

✓ O que observar na resposta: Ajudou os visitantes, contatou o organizador, encontrou solução e verificou a experiência.

⚑ Sinal de alerta: Deixou visitantes esperando sem explicação nem providências.

Cuidado com o orçamento

Conte sobre uma escolha entre fornecedores com preços e prazos diferentes. Como comparou as propostas e qual foi o resultado?

✓ O que observar na resposta: Considerou frete, qualidade, urgência e impacto do atraso; guardou o cálculo.

⚑ Sinal de alerta: Escolheu o menor preço sem conferir condições ou adequação do produto.

Lembre uma compra urgente acima do limite. Como conseguiu aprovação e evitou que a situação se repetisse?

✓ O que observar na resposta: Apresentou opções e consequências, aprovou o gasto previamente e revisou o planejamento.

⚑ Sinal de alerta: Gastou sem aprovação e escondeu o excesso em outras despesas.

Coordenação de prestadores

Conte sobre uma limpeza ou reparo malfeito. Como registrou os problemas e conseguiu a correção?

✓ O que observar na resposta: Retomou os requisitos combinados, definiu prazo de correção e conferiu novamente.

⚑ Sinal de alerta: Apenas reclamou, sem verificar se os problemas foram corrigidos.

Conte sobre um prestador que faltou à visita. Como protegeu a operação do escritório e qual foi o desfecho?

✓ O que observar na resposta: Avaliou consequências, organizou substituição ou solução temporária e avisou a equipe.

⚑ Sinal de alerta: Esperou o prestador responder enquanto o problema afetava toda a equipe.

Resposta a imprevistos

Descreva uma falha no escritório que impediu o trabalho. O que fez primeiro, quem envolveu e como confirmou a normalização?

✓ O que observar na resposta: Avaliou impactos, chamou especialista, organizou alternativa temporária e confirmou a normalização.

⚑ Sinal de alerta: Tentou consertar equipamento desconhecido sem as habilidades necessárias.

Lembre um problema recorrente no escritório. Como investigou a causa com os responsáveis e o que mudou depois?

✓ O que observar na resposta: Reuniu fatos, combinou prevenção e verificou a recorrência após as mudanças.

⚑ Sinal de alerta: Resolveu apenas as consequências, sem discutir a causa.

Avalie pelo menos uma resposta para ver o resultado aqui. ·
Gerenciar candidatos no PapaHR

Teste prático

Uma manhã na coordenação administrativa: solicitações, compra e reunião · 2 horas

Situação fictícia: o escritório tem 25 colaboradores. São 09:00 e seis visitantes chegarão às 11:00. A sala está ocupada até 10:30 e os acessos ainda não foram solicitados. A água potável dura até amanhã. A impressora não funciona e o organizador precisa de materiais impressos para a reunião. O prestador não fez a limpeza da sala pela manhã. O limite aprovado para comprar água é US$100. O fornecedor A oferece produtos por US$80 e frete de US$30 hoje; o fornecedor B oferece US$95 com entrega amanhã até 10:00. A nota fiscal da entrega anterior registra dez caixas de papel, mas foram recebidas oito. Prepare uma planilha de ações com prazos, responsáveis e prioridades; compare as propostas e indique as aprovações necessárias. Redija uma mensagem ao organizador e uma solicitação de correção da nota fiscal ao fornecedor. Aponte informações faltantes e proponha soluções temporárias. Não é preciso comprar produtos nem contatar fornecedores reais.

Como avaliar

  • Prioridades consideram o horário da reunião e os impactos na equipe.
  • Ações têm prazos, responsáveis e forma de conferir o resultado.
  • Custos incluem frete; excesso sobre o limite exige aprovação.
  • Candidato verifica o estoque de água e a viabilidade da entrega.
  • Preparação inclui acessos, limpeza, impressões e conferência da sala.
  • Divergência na nota fiscal é verificada antes do envio para pagamento.
  • Mensagens apresentam pedido específico, prazo e próximo passo.

Anúncio de vaga pronto

Coordenador Administrativo na [empresa], [cidade]

A [empresa] busca uma pessoa para organizar a rotina do escritório de [número de colaboradores] pessoas. Você cuidará das compras, coordenará prestadores e ajudará colegas a resolver demandas do escritório.

Responsabilidades

  • Acompanhar solicitações do escritório até a conclusão.
  • Planejar compras de água, papelaria e materiais de limpeza.
  • Comparar propostas, obter aprovação de gastos e conferir entregas.
  • Enviar à contabilidade a documentação completa das compras.
  • Coordenar limpeza, reparos e manutenção programada do escritório.
  • Preparar salas e organizar a recepção de visitantes.
  • Tratar correspondências e organizar envios por transportadoras.
  • Apoiar a preparação das estações de trabalho de novos colaboradores.

Requisitos

  • Experiência administrativa ou em atividades de organização semelhantes.
  • Domínio de planilhas, e-mail e agenda.
  • Atenção aos detalhes de pedidos, entregas e documentos.
  • Capacidade de priorizar e avisar sobre atrasos com antecedência.
  • Comunicação tranquila com colaboradores, visitantes e prestadores.
  • Capacidade de comparar custos e obter aprovação antes do pedido.

O que oferecemos

  • Remuneração: [salário] dólares americanos, pagamento [frequência].
  • Trabalho presencial: [cidade], [endereço].
  • Horário: [jornada], intervalo: [horário do intervalo].
  • Gestor: [cargo do gestor]; apoio inicial: [mentor].
  • Contratação: [modalidade de contratação]; benefícios: [benefícios].
  • Limites de compra aprovados e processo claro para solicitações.

No PapaHR, este texto vira uma vaga com página de carreiras e funil de candidatos.

Plano de integração de 90 dias

Antes do primeiro dia

  1. Enviar endereço, programação inicial e contato de quem receberá a pessoa.RH
  2. Designar mentor e listar atividades recorrentes do escritório.Gestor
  3. Preparar e-mail, agenda e acessos necessários.TI
  4. Reunir contatos de prestadores, contratos e solicitações em andamento.Mentor

Primeiro dia

  1. Apresentar escritório, estoques, salas e arquivos de documentos.Mentor
  2. Explicar prioridades, limites de gastos e aprovações de compras.Gestor
  3. Explicar encaminhamento de solicitações técnicas e procedimentos para falhas.TI
  4. Testar acessos e registrar dúvidas sobre as tarefas atuais.Novo funcionário

Primeira semana

  1. Conferir saldos e listar suprimentos essenciais.Novo funcionário
  2. Explicar recebimento de produtos e documentação para a contabilidade.Mentor
  3. Aprovar prazos, calendário de manutenção e verificações de estoque.Gestor
  4. Realizar a primeira compra e preparar uma reunião com o mentor.Novo funcionário

30 dias

  1. Gerenciar solicitações, compras e agenda de prestadores com autonomia.Novo funcionário
  2. Conferir os primeiros conjuntos de documentos com a contabilidade.Mentor
  3. Combinar metas com base nos resultados do primeiro mês.Gestor
  4. Conversar sobre carga de trabalho e relacionamento com colegas.RH

60 dias

  1. Revisar prazos de reposição conforme o consumo real.Novo funcionário
  2. Comparar propostas de compras recorrentes incluindo frete.Novo funcionário
  3. Avaliar a conferência e o aceite dos serviços atuais.Mentor
  4. Analisar atrasos e combinar ajustes no processo.Gestor

90 dias

  1. Apresentar relatório de solicitações, estoques, gastos e documentação.Novo funcionário
  2. Avaliar metas do período de experiência usando registros e resultados.Gestor
  3. Preparar contatos e instruções para cobertura durante ausências.Novo funcionário
  4. Registrar feedback e o próximo plano de desenvolvimento.RH

Metas para o período de experiência

  1. Gerenciar solicitações sem perder demandas nem ocultar atrasos.Meta ilustrativa: até o dia 90, concluir pontualmente 95% das solicitações do último mês, com prazos registrados no recebimento.
  2. Estabelecer reposição pontual dos suprimentos essenciais.Meta ilustrativa: todos os suprimentos essenciais disponíveis em 100% das verificações programadas no último mês.
  3. Comprar dentro dos limites aprovados e entregar documentos no prazo.Meta ilustrativa: 100% das compras do último mês dentro dos limites aprovados previamente; 100% da documentação entregue no prazo.
  4. Organizar manutenção programada e preparação de reuniões com autonomia.Meta ilustrativa: no último mês, aceitar 95% dos serviços no prazo e preparar 100% das reuniões solicitadas antes do início.

Trajetória de carreira

Auxiliar Administrativo

Executa tarefas específicas: recebe entregas, prepara salas e confere estoques.

Para avançar: Gerenciar solicitações e compras recorrentes com autonomia, respeitando prazos e aprovações.

Coordenador Administrativo

Responde pela rotina do escritório, suprimentos, documentação e coordenação de prestadores.

Para avançar: Prevenir interrupções, planejar gastos e organizar cobertura durante ausências.

Coordenador Administrativo Sênior

Coordena várias unidades ou projetos complexos: mudanças, estruturação do escritório e troca de prestadores.

Para avançar: Aprender a planejar o orçamento geral, distribuir tarefas e desenvolver auxiliares.

Gerente Administrativo

Gerencia a equipe administrativa, os orçamentos dos escritórios e a qualidade dos serviços.

Para avançar: Assumir projetos de operações após dominar orçamento e gestão de equipe.

Perguntas para a reunião 1:1

  1. Quais problemas do escritório mais interromperam a equipe nesta semana?
  2. Qual suprimento pode acabar antes da próxima entrega?
  3. Quais solicitações estão atrasadas e que decisão você precisa de mim?
  4. Qual prestador exige cobranças constantes e o que devemos mudar?
  5. Em qual compra a aprovação demorou mais que a entrega?
  6. Quais compras ainda estão sem documentos e quem pode ajudar?
  7. Qual reunião ou admissão próxima exige preparação adicional?
  8. Quais pedidos atrapalham suas tarefas principais e como devemos rever prioridades?

Erros na contratação e na gestão

  1. Contratar apenas pela simpatia e disposição para resolver qualquer pedido.
    Como fazer melhor: Avaliar prioridades, cálculo de compras, atenção e comunicação com prestadores em um teste prático.
  2. Acrescentar tarefas pessoais do gestor sem rever a carga de trabalho.
    Como fazer melhor: Registrar os limites da função e combinar quais tarefas do escritório podem esperar.
  3. Exigir abastecimento contínuo sem orçamento nem acesso à aprovação de pedidos.
    Como fazer melhor: Definir limites, responsável pela aprovação e processo de compras urgentes.
  4. Avaliar o desempenho apenas pelos gastos baixos com o escritório.
    Como fazer melhor: Comparar gastos com disponibilidade de suprimentos, qualidade dos serviços e interrupções.
  5. Responsabilizar o coordenador administrativo por qualquer falha técnica.
    Como fazer melhor: Separar o diagnóstico técnico da coordenação da solicitação; definir prazos de resposta e encaminhamento ao gestor.
RH em dinheiro

Quanto custa errar na contratação do coordenador administrativo

O mesmo cálculo da seção «RH em dinheiro» do PapaHR: custo de recrutamento mais o salário dos meses em que o novo funcionário trabalhou com metade da capacidade.

Uma saída
Por ano

Nos primeiros meses, um novo funcionário entrega cerca de metade do resultado — a outra metade do salário é o que a empresa paga pelo aprendizado. No PapaHR, o cálculo usa as saídas reais da sua empresa.

Perguntas e respostas

O que faz um coordenador administrativo de escritório?

Organiza suprimentos, manutenção, recepção de visitantes e atendimento às solicitações administrativas. Coordena prestadores, acompanha compras e envia documentos à contabilidade. O escopo depende do tamanho do escritório e do apoio disponível.

Qual a diferença entre coordenador administrativo, recepcionista e assistente executivo?

O coordenador administrativo cuida do funcionamento do escritório e do apoio à equipe toda. A recepção concentra o atendimento a visitantes, enquanto o assistente executivo apoia as prioridades e a agenda da liderança. Em empresas pequenas as atividades podem se sobrepor, por isso registre os limites antes da contratação.

É possível assumir essa função sem experiência?

Sim, se as tarefas iniciais forem compatíveis com a preparação da pessoa, houver mentor e o processo de compras estiver claro. Avalie planilhas, atenção aos detalhes e definição de prioridades na seleção. Deixe mudanças complexas de escritório e coordenação autônoma de vários prestadores para depois do treinamento.

Quais indicadores usar para avaliar a coordenação do escritório?

Comece pelos prazos das solicitações, disponibilidade de suprimentos essenciais e entrega de documentos. Acrescente limites de compras, conferência dos serviços e preparação das reuniões. Combine os prazos no recebimento e registre períodos sem ocorrências como ausência de dados, sem atribuir 100% automaticamente.

O coordenador administrativo deve cuidar de recrutamento e contabilidade?

Em uma empresa pequena, pode organizar entrevistas ou reunir documentos de compras. Decisões de contratação, cálculos e escrituração precisam de responsáveis definidos com as competências adequadas. Ao ampliar a função, reveja a carga de trabalho, os requisitos e a remuneração.

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