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PapaHR · Mike Pritula Academy · Puestos

Gerente de proyectos: perfil del puesto, KPI y preguntas de entrevista

Aquí encontrarás funciones de gerente de proyectos, indicadores clave de desempeño (KPI) y materiales de selección. Te ayudarán a contratar a quien convierta los acuerdos en resultados aceptados.

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Perfiles de puesto, contratación, incorporación y evaluación en PapaHR. Gratis para hasta 25 empleados.

  1. Usa el perfil de abajo o crea el tuyo con el creador de perfiles.
  2. En PapaHR, el perfil se convierte en un anuncio de empleo, un plan de incorporación y objetivos para el periodo de prueba.
  3. A los 90 días, evalúa a la persona con los mismos KPI y competencias.

Perfil del puesto

Para qué existe el puesto

Entregar los resultados acordados dentro de los plazos y presupuestos aprobados.

Resultado al cabo de un año

Los proyectos terminan con entregas aceptadas y un responsable de continuidad; la dirección conoce con antelación plazos, costes y cambios.

Lugar en la estructura

  1. Depende dePropietario de la empresa o responsable de operaciones.
  2. Personal a cargoPuede no tener personal a cargo; coordina a los participantes del proyecto.
  3. Trabaja conCliente interno o externo: acuerda resultados, presupuesto y prioridades, Responsables de áreas: asignan personas y confirman disponibilidad, Equipo: estima tareas y realiza el trabajo, Proveedores: realizan las entregas acordadas, Contable: confirma gastos y próximos pagos, Responsable de operación: recibe las entregas y asume el soporte
Áreas clave de resultados
  1. Las etapas del proyecto se aceptan dentro del plazo acordado — Etapas aceptadas a tiempoMeta orientativa: al menos el 90% de las etapas aceptadas en la fecha prevista.
  2. Los costes se mantienen dentro del presupuesto aprobado — Costes respecto al presupuestoMeta orientativa: no superar el 100% del coste presupuestado para el trabajo realizado.
  3. Las entregas cumplen los criterios de aceptación — Aceptación en la primera entregaMeta orientativa: al menos el 90% de los resultados aceptados en la primera entrega.
  4. El trabajo adicional empieza después de aprobar los cambios — Cambios aprobados antes de empezarMeta orientativa: el 100% de los cambios aprobados antes del trabajo adicional.
  5. Los proyectos cerrados se transfieren a los responsables de continuidad — Transferencia completa de proyectos cerradosMeta orientativa: el 100% de los proyectos cerrados transferidos según la lista acordada.
Requisitos

Experiencia: Experiencia gestionando proyectos desde el acuerdo inicial hasta la aceptación.

Requisitos formales: Disponibilidad para mostrar un plan anonimizado y explicar las decisiones tomadas.

Debe saber

  • Etapas del proyecto y definición del alcance
  • Estimación de plazos, dependencias y reserva de tiempo
  • Componentes del presupuesto, compromisos y previsión de costes
  • Gestión de riesgos y cambios del proyecto
  • Criterios de aceptación y procedimientos de transferencia

Debe saber hacer

  • Preparar planes con fechas, entregas y responsables
  • Revisar estimaciones considerando la disponibilidad del equipo
  • Actualizar previsiones de finalización según el avance real
  • Explicar al cliente las consecuencias de cambiar requisitos
  • Dirigir reuniones breves con decisiones y responsables
  • Utilizar hojas de presupuesto y herramientas de gestión de tareas
Competencias en tres niveles

Planificación del proyecto

Permite comprometer plazos realistas y detectar qué retrasos afectan al proyecto completo.

  1. Divide tareas claras en pasos y acuerda fechas con el equipo.básico
  2. Relaciona etapas, disponibilidad y dependencias; recalcula plazos ante desviaciones.intermedio
  3. Compara alternativas y justifica reservas de tiempo para trabajos inciertos.avanzado

Coordinación del equipo

Consigue tiempo de especialistas que también atienden el trabajo diario de la empresa.

  1. Asigna responsables y comprueba que entienden la tarea.básico
  2. Confirma disponibilidad y resuelve prioridades enfrentadas con los responsables de cada persona.intermedio
  3. Redistribuye trabajo entre equipos manteniendo los compromisos principales del proyecto.avanzado

Gestión de riesgos

Prepara respuestas antes de que un problema retrase entregas o eleve costes.

  1. Registra riesgos evidentes y comunica nuevos obstáculos.básico
  2. Evalúa consecuencias, asigna responsables y verifica medidas preventivas.intermedio
  3. Prepara planes alternativos y los activa ante señales acordadas previamente.avanzado

Control del presupuesto

Detecta posibles sobrecostes antes de recibir la última factura.

  1. Contrasta facturas con el presupuesto y señala desviaciones.básico
  2. Incluye compromisos adquiridos y actualiza regularmente la previsión del coste total.intermedio
  3. Compara costes de alternativas considerando su efecto sobre plazos y calidad.avanzado

Acuerdos con el cliente

Facilita decisiones a tiempo y una visión compartida del resultado esperado.

  1. Registra decisiones de reuniones y comunica el avance con claridad.básico
  2. Plantea asuntos difíciles con antelación, propone alternativas y solicita decisiones concretas.intermedio
  3. Concilia expectativas contradictorias y consigue decisiones cuando hay intereses enfrentados.avanzado

Gestión del alcance y la aceptación

Evita ampliaciones interminables y discusiones sobre cuándo una entrega está terminada.

  1. Registra el alcance y verifica entregas con una lista de requisitos.básico
  2. Acuerda criterios de aceptación y efectos de nuevos requisitos antes de empezar.intermedio
  3. Ayuda al cliente a reducir alcance conservando el resultado de negocio.avanzado
Creador de perfiles

Crea un perfil para tu empresa

Marca lo que hace esta persona en tu empresa. A la derecha verás el perfil listo: cópialo o ábrelo en PapaHR.

Gerente de proyectos

Entregar los resultados acordados dentro de los plazos y presupuestos aprobados.

Funciones
  1. Acordar objetivos, alcance y criterios de aceptación del proyecto
  2. Dividir el proyecto en etapas, tareas y entregas verificables
  3. Estimar plazos y costes con el equipo
  4. Acordar la disponibilidad del equipo con responsables de áreas
  5. Seguir dependencias entre tareas y desviaciones del plan
  6. Registrar riesgos, responsables y medidas preventivas
  7. Controlar gastos, compromisos y previsiones de costes
  8. Acordar cambios de alcance, plazo y coste
  9. Comunicar al cliente avances, obstáculos y decisiones necesarias
  10. Organizar aceptación, transferencia y revisión del proyecto terminado
  11. Comparar propuestas de proveedores por coste, plazo y alcance
  12. Planificar traslados, implantaciones o lanzamientos de nuevos procesos
  13. Coordinar proyectos con varios proveedores externos
  14. Organizar formación del personal antes del lanzamiento
  15. Crear plantillas de planes e informes para proyectos recurrentes
  16. Registrar el tiempo dedicado a las tareas del proyecto
  17. Verificar resultados de negocio después de transferir el proyecto
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KPI del gerente de proyectos

  1. Etapas aceptadas a tiempo — Etapas aceptadas puntualmente / etapas previstas para el periodo × 100%. Error: Cambiar fechas previstas tras vencer el plazo para ocultar retrasos.peso 30% · mes
  2. Costes respecto al presupuesto — Costes reales / costes presupuestados del trabajo realizado × 100%. Error: Excluir trabajos realizados cuyas facturas siguen pendientes de pago.peso 25% · mes
  3. Aceptación en la primera entrega — Resultados aceptados inicialmente / resultados presentados por primera vez × 100%. Error: Dar por aceptado un resultado sin confirmación del cliente.peso 20% · mes
  4. Cambios aprobados antes de empezar — Cambios aprobados previamente / total de cambios iniciados × 100%. Error: Solicitar aprobación retroactiva después de terminar el trabajo adicional.peso 15% · mes
  5. Transferencia completa de proyectos cerrados — Proyectos transferidos completamente / total de proyectos cerrados × 100%. Error: Cerrar proyectos sin responsable de soporte ni transferencia de accesos.peso 10% · trimestre
Calculadora

Calcula la bonificación por KPI

Introduce el porcentaje de cumplimiento de cada indicador y el importe de la bonificación al 100%. Puedes cambiar los pesos.

IndicadorPeso, %Cumplimiento, %Contribución
Etapas aceptadas a tiempo
Costes respecto al presupuesto
Aceptación en la primera entrega
Cambios aprobados antes de empezar
Transferencia completa de proyectos cerrados
Resultado de los KPI
Bonificación
Suma de pesos

Los pesos del ejemplo son una referencia. Deben sumar el 100%.

Preguntas para la entrevista

Ficha de evaluación

Haz la entrevista y obtén el resultado

Puntúa cada respuesta del 1 al 5: el resultado se calculará por competencias. Puedes mantener esta página abierta en el móvil durante la entrevista.

Planificación del proyecto

Describa un proyecto con fecha fija de lanzamiento: ¿qué le encargaron, cómo lo planificó y cuál fue el resultado?

✓ Qué buscar en la respuesta: Estimaciones del equipo, dependencias, reserva de tiempo y resultado frente al plan.

⚑ Señal de alerta: Fijó la fecha sin comprobar alcance ni disponibilidad del equipo.

Recuerde una tarea clave que se retrasó: ¿cómo evaluó el impacto, modificó el plan y comprobó el resultado?

✓ Qué buscar en la respuesta: Recálculo de plazos dependientes, alternativas de recuperación y nueva previsión acordada.

⚑ Señal de alerta: Retrasó una tarea sin comprobar las consecuencias para las demás.

Coordinación del equipo

Describa cómo compartió un especialista con otro proyecto: ¿qué compromisos chocaban, qué hizo y qué resultado obtuvo?

✓ Qué buscar en la respuesta: Disponibilidad acordada, participación del responsable del especialista y seguimiento de compromisos.

⚑ Señal de alerta: Acumuló tareas sin confirmar la disponibilidad del especialista.

Recuerde un compromiso incumplido por alguien del equipo: ¿cómo averiguó la causa, intervino y comprobó el resultado?

✓ Qué buscar en la respuesta: Causa concreta, apoyo o reasignación de tareas, nueva fecha y resultado.

⚑ Señal de alerta: Solo envió recordatorios o culpó públicamente a la persona.

Gestión de riesgos

¿Qué riesgo detectó antes de convertirse en problema, qué podía ocurrir, qué acciones organizó y qué resultado obtuvo?

✓ Qué buscar en la respuesta: Señal temprana, evaluación de consecuencias, responsable y medidas preventivas ejecutadas.

⚑ Señal de alerta: Registró el riesgo sin asignar a nadie las acciones necesarias.

Describa una entrega fallida o un proveedor no disponible: ¿cuál era la tarea, cómo actuó y cómo terminó el proyecto?

✓ Qué buscar en la respuesta: Evaluación del impacto, alternativa, consecuencias acordadas y resultado final.

⚑ Señal de alerta: Esperó respuesta del proveedor hasta la fecha de entrega.

Control del presupuesto

Recuerde un posible sobrecoste: ¿cómo lo detectó, qué alternativas propuso y cuáles fueron los costes finales?

✓ Qué buscar en la respuesta: Previsión hasta el cierre, causas de desviación y decisión acordada con resultado.

⚑ Señal de alerta: Descubrió el sobrecoste después de pagar todas las facturas.

Describa cómo eligió entre soluciones de distinto precio: ¿qué necesitaba, qué comparó y cuál fue el resultado?

✓ Qué buscar en la respuesta: Coste total, correcciones, plazos y efecto de la opción elegida sobre el resultado.

⚑ Señal de alerta: Comparó solo el precio sin revisar el alcance incluido.

Acuerdos con el cliente

Describa cómo comunicó al cliente un compromiso incumplido: ¿qué ocurrió, qué solución propuso y cómo terminó la conversación?

✓ Qué buscar en la respuesta: Comunicación oportuna, hechos, alternativas y decisión registrada.

⚑ Señal de alerta: Ocultó el retraso hasta que el cliente preguntó.

Recuerde requisitos contradictorios de dos clientes: ¿qué había que resolver, cómo logró un acuerdo y qué recibió el equipo?

✓ Qué buscar en la respuesta: Prioridades claras, persona autorizada para decidir y requisitos únicos para el equipo.

⚑ Señal de alerta: Transmitió ambos requisitos sin resolver la contradicción.

Gestión del alcance y la aceptación

Describa una ampliación urgente del proyecto: ¿qué quería el cliente, cómo evaluó el cambio y qué resultado se acordó?

✓ Qué buscar en la respuesta: Plazos y costes evaluados antes de empezar; cambio confirmado en el plan.

⚑ Señal de alerta: Prometió trabajo adicional sin evaluar ni acordar sus consecuencias.

Recuerde una disputa en la aceptación: ¿qué definía una entrega terminada, qué hizo y cómo acabó la entrega?

✓ Qué buscar en la respuesta: Criterios verificables, defectos separados de nuevas peticiones y aceptación confirmada.

⚑ Señal de alerta: Aceptó revisiones interminables sin definir cuándo estaría terminado el trabajo.

Puntúa al menos una respuesta para ver aquí el resultado. ·
Gestionar candidatos en PapaHR

Prueba práctica

Replanificar el lanzamiento de una web tras una nueva petición · 2 horas

Caso ficticio: una empresa lanzará una web de cinco páginas con formulario de contacto en seis semanas, con un presupuesto de 6.000 dólares estadounidenses. Todas las cifras son condiciones del ejercicio. El diseñador dispone de 16 horas semanales, el desarrollador de 24 y la persona de pruebas de 8; proponga estimaciones de tareas e indique sus supuestos. Al terminar la segunda semana, los diseños están aprobados, se han gastado 1.800 dólares y el desarrollo no ha empezado. El cliente pide pagos en línea; el proveedor estima 1.500 dólares y una semana adicional de desarrollo. La fecha de lanzamiento importa porque la publicidad ya está contratada. Prepare un plan del trabajo pendiente con dependencias y responsables, una previsión de costes, tres riesgos principales y criterios de aceptación. Compare dos respuestas a la nueva petición y escriba al cliente un mensaje breve con su recomendación. Basta con una hoja de cálculo y texto; no hace falta crear la web.

Cómo evaluar

  • El plan contempla disponibilidad del equipo y secuencia de tareas
  • Estimaciones y supuestos se distinguen de los datos del ejercicio
  • La previsión incluye gastos realizados y costes pendientes
  • Las alternativas muestran efectos sobre plazo, presupuesto y alcance
  • Los riesgos tienen responsables y medidas preventivas concretas
  • Criterios de aceptación verificables; el mensaje solicita una decisión clara

Anuncio de empleo listo para usar

Gerente de proyectos en [nombre de empresa]

En [nombre de empresa] gestionará [tipos de proyectos] desde el acuerdo inicial hasta la aceptación. Ayudará al equipo a cumplir compromisos y al cliente a decidir a tiempo.

Tareas

  • Acordar resultados, alcance y criterios de aceptación
  • Planificar etapas, plazos y disponibilidad del equipo
  • Controlar gastos y prever el coste final
  • Eliminar obstáculos y preparar respuestas a riesgos
  • Acordar trabajos adicionales antes de iniciarlos
  • Organizar aceptación y transferencia a responsables de continuidad

Requisitos

  • Experiencia en proyectos terminados con una contribución personal clara
  • Capacidad para relacionar plazos y disponibilidad del equipo
  • Control del presupuesto y detección anticipada de posibles sobrecostes
  • Capacidad para llegar a acuerdos con clientes y equipo
  • Registro de decisiones, cambios y criterios de finalización

Qué ofrecemos

  • Retribución: [salario] en dólares estadounidenses, [condiciones del incentivo]
  • Horario: [horario]
  • Ubicación: [ciudad], [presencial o remoto]
  • Proyectos: [tipos y cantidad simultánea]
  • Autonomía: [decisiones que puede tomar]
  • Apoyo: [equipo, mentor y recursos disponibles]

En PapaHR, este texto se convierte en una vacante con una página de empleo y un embudo de candidatos.

Plan de incorporación de 90 días

Antes del primer día

  1. Enviar instrucciones de incorporación y contactos del equipoRRHH
  2. Elegir el primer proyecto y asignar un mentorResponsable
  3. Preparar accesos a tareas, documentos y presupuestosTI

Primer día

  1. Explicar autonomía y proceso de aprobación de cambiosResponsable
  2. Presentar al cliente, equipo y responsable de operaciónMentor
  3. Estudiar el objetivo del primer proyecto y registrar dudasNuevo empleado

Primera semana

  1. Revisar plan, presupuesto, compromisos e historial de cambiosNuevo empleado
  2. Confirmar disponibilidad del equipo y dependencias principalesNuevo empleado
  3. Explicar aceptación y transferencia de proyectos terminadosMentor
  4. Acordar objetivos del periodo de prueba y formato de informesResponsable

30 días

  1. Acordar plan, presupuesto y criterios de aceptación del primer proyectoNuevo empleado
  2. Asignar responsables de riesgos y fechas para medidas preventivasNuevo empleado
  3. Comprobar realismo de previsiones y disponibilidad de recursosResponsable

60 días

  1. Obtener la aceptación de la primera etapa previstaNuevo empleado
  2. Actualizar previsiones de plazos y costes según resultados realesNuevo empleado
  3. Analizar una negociación difícil y dar comentariosMentor

90 días

  1. Presentar resultados de las etapas y causas de desviacionesNuevo empleado
  2. Transferir entregas aceptadas, documentos y accesos al responsableNuevo empleado
  3. Evaluar objetivos del periodo de prueba y acordar los próximos proyectosResponsable

Objetivos para el periodo de prueba

  1. Acordar un plan viable del primer proyecto antes del día 30.El cliente confirma alcance, fechas, presupuesto y criterios de aceptación; cada tarea tiene responsable.
  2. Establecer previsiones periódicas de plazos, costes y riesgos.El informe semanal acordado llega puntualmente; cada desviación incluye causa, acción y responsable.
  3. Obtener la aceptación de una etapa acordada antes del día 60.El cliente confirma el resultado según criterios; las incidencias se resuelven o reciben responsables y fechas.
  4. Transferir el resultado aceptado de la etapa antes del día 90.El receptor confirma documentos, accesos y soporte; las cuestiones abiertas tienen responsables asignados.

Trayectoria profesional

Coordinador de proyectos

Gestiona tareas, actas e informes bajo la supervisión de un gerente de proyectos.

Para avanzar: Llevar un proyecto pequeño desde la planificación hasta la aceptación confirmada.

Gerente de proyectos

Responde por resultados, plazos, presupuesto y aprobación de cambios.

Para avanzar: Terminar proyectos con varios equipos y gestionar riesgos importantes.

Gerente de proyectos sénior

Dirige proyectos complejos e interrelacionados y orienta a gerentes menos experimentados.

Para avanzar: Demostrar capacidad para priorizar y distribuir recursos entre proyectos.

Responsable del área de proyectos

Responde por la cartera de proyectos, recursos compartidos y desarrollo del equipo gestor.

Para avanzar: Ampliar responsabilidad sobre resultados del área y decisiones de inversión.

Preguntas para la reunión 1:1

  1. ¿Qué etapa determina ahora la fecha de finalización del proyecto?
  2. ¿Dónde difiere la disponibilidad confirmada del equipo respecto al plan?
  3. ¿Cómo ha cambiado la previsión del coste total y por qué?
  4. ¿Qué decisión necesita del cliente esta semana?
  5. ¿Qué trabajos adicionales ha empezado el equipo sin aprobación?
  6. ¿Qué riesgo requiere mi intervención y para cuándo?
  7. ¿Con qué criterios aceptará el cliente la próxima entrega?
  8. ¿Qué impide transferir el resultado a quienes lo utilizarán?

Errores de contratación y gestión

  1. Contratar por dominar herramientas de tareas sin experiencia en proyectos terminados.
    Cómo hacerlo mejor: Analizar las decisiones personales del candidato y el resultado aceptado de un proyecto.
  2. Exigir una fecha sin reservar tiempo de especialistas.
    Cómo hacerlo mejor: Confirmar disponibilidad con responsables de áreas antes de aprobar el plan.
  3. Evaluar al gerente solo por los informes completados.
    Cómo hacerlo mejor: Revisar entregas aceptadas, previsiones de costes y decisiones a tiempo.
  4. Añadir requisitos manteniendo los plazos y el presupuesto originales.
    Cómo hacerlo mejor: Acordar cambios de alcance, coste o fecha antes de empezar.
  5. Considerar terminado el proyecto justo después de la demostración.
    Cómo hacerlo mejor: Confirmar aceptación y transferir documentos, accesos y responsabilidad del soporte.
RRHH en dinero

Cuánto cuesta una mala contratación del gerente de proyectos

El mismo cálculo que en la sección «RRHH en dinero» de PapaHR: el costo de selección más el salario de los meses en que el nuevo empleado trabajó a la mitad de su capacidad.

Una salida
Por año

En los primeros meses, un nuevo empleado aporta aproximadamente la mitad del resultado: la otra mitad del salario es lo que la empresa paga por su aprendizaje. En PapaHR, el cálculo se basa en las salidas reales de tu empresa.

Preguntas y respuestas

¿Qué hace un gerente de proyectos?

Organiza el trabajo para que el equipo entregue el resultado acordado a tiempo y dentro del presupuesto. Para ello planifica tareas, consigue recursos, controla riesgos y organiza la aceptación.

¿En qué se diferencia de un gerente de producto?

El gerente de producto define el valor que debe aportar el producto a usuarios y negocio. El gerente de proyectos organiza un proyecto concreto con alcance, plazos y presupuesto acordados. Una empresa pequeña puede combinar las funciones si asigna por separado ambas responsabilidades.

¿Un gerente de proyectos necesita saber programar?

Depende del proyecto: trasladar una oficina no requiere programación. En desarrollo de software conviene entender etapas, dependencias y explicaciones de especialistas. Evalúe la profundidad técnica necesaria con tareas del futuro proyecto.

¿Qué KPI convienen para un gerente de proyectos?

Evalúe etapas aceptadas a tiempo, costes respecto al presupuesto y aceptación en la primera entrega. Añada aprobación de cambios y transferencia del resultado a sus responsables. Si no hay eventos aplicables durante el periodo, no calcule ese indicador; acuerde previamente cómo redistribuir su peso.

¿Cómo evaluar a un gerente de proyectos en una entrevista?

Analice un proyecto terminado: encargo inicial, acciones personales del candidato y resultado aceptado. Pídale explicar un retraso, sobrecoste o conflicto por cambios de requisitos. Una prueba breve muestra si sabe relacionar plan, recursos y presupuesto.

Contrata, incorpora y evalúa en un solo sistema

PapaHR es gratis para hasta 25 empleados: perfiles de puesto, vacantes, incorporación, objetivos, reuniones 1:1 y evaluaciones.

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