Увійти
PapaHR · Mike Pritula Academy · Посади

Рекрутер: профіль посади, KPI та питання для співбесіди

Тут зібрано профіль рекрутера, ключові показники ефективності (KPI) та матеріали для найму. Вони допоможуть вибрати фахівця, який веде підбір від заявки керівника до першого робочого дня новачка.

Створити профіль для своєї компанії Відкрити в PapaHR безплатно →

Профілі посад, найм, адаптація та оцінювання — у PapaHR. Безплатно для команд до 25 працівників.

  1. Візьміть профіль нижче або створіть власний у конструкторі.
  2. У PapaHR на основі профілю можна створити вакансію, план адаптації та цілі на випробувальний строк.
  3. Через 90 днів — оцінювання за тими самими KPI та компетенціями.

Профіль посади

Навіщо потрібна посада

Забезпечувати компанію відповідними працівниками в погоджені строки та в межах бюджету підбору.

Результат через рік

Пріоритетні вакансії закриваються за погодженим планом, керівники бачать перебіг пошуку, а причини відмов і невдалих наймів розібрано.

Місце у структурі

  1. ПідпорядковуєтьсяКерівнику з персоналу, у невеликій компанії — власнику.
  2. ПідлегліНемає
  3. ВзаємодіяКерівники, які наймають працівників, Керівник з персоналу, Власник, Кандидати, Наставники нових працівників, Бухгалтерія щодо оплати оголошень
Ключові напрями результату
  1. На погоджені вакансії виходять відповідні працівники — Виконання плану виходівПриклад цілі: 100% плану виходів на пріоритетні вакансії.
  2. Вакансії закриваються до погоджених дат виходу — Виконання плану вчасних закриттівПриклад цілі: 100% плану вчасних закриттів.
  3. Найняті працівники підтверджують відповідність вимогам роботи — Частка працівників, які пройшли випробувальний строкПриклад цілі: 100% працівників пройшли випробувальний строк.
  4. Фіналісти приймають погоджені пропозиції — Частка прийнятих пропозиційПриклад цілі: 100% пропозицій з остаточною відповіддю прийнято.
  5. Витрати на залучення кандидатів залишаються в межах бюджету — Дотримання бюджету на один вихідПриклад цілі: витрати на один вихід не перевищують бюджет.
  6. Кандидати вчасно дізнаються рішення та наступні кроки — Частка вчасних відповідейПриклад цілі: 100% відповідей надано в погоджений строк.
Вимоги

Досвід: Самостійний підбір від заявки до виходу; потрібні приклади закритих вакансій.

Формальні вимоги: Профільна освіта бажана; важливіші підтверджені навички пошуку й оцінювання.

Потрібно знати

  • Етапи підбору та причини втрат кандидатів на кожному етапі.
  • Способи пошуку кандидатів для різних професій.
  • Принципи поведінкової співбесіди та оцінювання за критеріями.
  • Способи розрахунку строків і витрат на підбір.
  • Правила відповідальної роботи з даними кандидатів.

Потрібно вміти

  • Перетворювати побажання керівника на перевірні вимоги до кандидата.
  • Знаходити кандидатів поза вхідними відгуками.
  • Перевіряти особистий внесок кандидата на конкретних робочих ситуаціях.
  • Обговорювати умови та причини відмов без тиску.
  • Вести вакансії та кандидатів у системі підбору або таблиці.
  • Показувати керівнику причини затримок і варіанти дій.
Компетенції — три рівні

Уточнення заявки на підбір

Помилкова заявка спрямовує пошук на людей, які не розв’яжуть завдання компанії.

  1. Збирає завдання, умови й обов’язкові вимоги за готовим списком.базовий
  2. Відокремлює обов’язкові вимоги від побажань і погоджує ознаки відповідного кандидата.впевнений
  3. На прикладах кандидатів виявляє суперечності заявки та домагається рішення до розширення пошуку.сильний

Пошук кандидатів

Допомагає знаходити відповідних людей, коли публікація вакансії не дає результату.

  1. Розглядає відгуки та шукає кандидатів за заданими ознаками.базовий
  2. Добирає канали під професію та змінює звернення за відповідями кандидатів.впевнений
  3. Порівнює канали за відповідними кандидатами й виходами, перерозподіляє зусилля та бюджет.сильний

Оцінювання досвіду за фактами

Допомагає відрізнити переконливу розповідь від досвіду, потрібного на робочому місці.

  1. Ставить однакові основні питання та записує приклади досвіду.базовий
  2. Уточнює ситуацію, особисті дії та результат; зіставляє відповіді з вимогами.впевнений
  3. Перевіряє суперечності, використовує робочі завдання та відокремлює факти від власних вражень.сильний

Спілкування з кандидатами

Зрозумілі умови та вчасні відповіді підтримують інтерес кандидата до виходу на роботу.

  1. Пояснює етапи, уточнює очікування та відповідає в обіцяний строк.базовий
  2. Обговорює сумніви кандидата, чесно пояснює умови та фіксує домовленості.впевнений
  3. Виявляє причини відмов і змінює спілкування, зберігаючи точність обіцянок.сильний

Співпраця з керівником, який наймає

Без рішень керівника відповідні кандидати йдуть, а строки підбору зростають.

  1. Погоджує час співбесіди та запитує рішення щодо кожного кандидата.базовий
  2. Повертає обговорення до вимог і домовляється про строки зворотного зв’язку.впевнений
  3. Розбирає затяжний підбір на фактах і погоджує зміни умов, вимог або пріоритетів.сильний

Управління перебігом підбору

Показує, де втрачаються кандидати та які дії наблизять вихід працівника.

  1. Оновлює етапи, дати контактів, витрати та причини відмов.базовий
  2. Знаходить етап із втратами кандидатів і пропонує зміну, результат якої можна перевірити.впевнений
  3. Пов’язує джерела, строки, витрати та результати найму; перевіряє ефект змін.сильний
Конструктор

Створіть профіль для своєї компанії

Позначте, що ця людина робить у вашій компанії. Праворуч — готовий профіль: скопіюйте його або відкрийте в PapaHR.

Рекрутер

Забезпечувати компанію відповідними працівниками в погоджені строки та в межах бюджету підбору.

Обов’язки
  1. Уточнювати завдання посади, обов’язкові вимоги та причини відкриття вакансії.
  2. Погоджувати етапи відбору, строки виходу та учасників ухвалення рішення.
  3. Писати зрозумілі оголошення з реальними умовами роботи.
  4. Вибирати канали пошуку під конкретну вакансію та бюджет.
  5. Шукати кандидатів напряму та розглядати вхідні відгуки.
  6. Проводити первинні співбесіди та перевіряти досвід за вимогами вакансії.
  7. Представляти керівнику кандидатів із фактами, сумнівами та очікуваннями.
  8. Організовувати співбесіди з керівником і збирати рішення щодо кандидатів.
  9. Обговорювати пропозиції та супроводжувати кандидатів до першого робочого дня.
  10. Оновлювати етапи підбору, витрати та причини відмов.
  11. Повідомляти кандидатам рішення та погоджувати наступні кроки.
  12. Розбирати з керівником результати найму після випробувального строку.
  13. Перевіряти рекомендації за згодою кандидата.
  14. Організовувати програму рекомендацій працівників.
  15. Вести резерв кандидатів із погодженими умовами повторного контакту.
  16. Організовувати масовий підбір для відкриття нової точки.
  17. Координувати роботу зовнішніх агенцій із підбору.
  18. Навчати керівників ставити питання для оцінювання досвіду кандидатів.
  19. Організовувати підбір стажерів спільно із закладами освіти.
Відкрити профіль у PapaHR

KPI рекрутера

  1. Виконання плану виходів — Фактичні виходи / план виходів × 100%. Помилка: Вважати прийняті пропозиції виходами працівників.вага 25% · місяць
  2. Виконання плану вчасних закриттів — Вчасні виходи / план вчасних виходів × 100%. Помилка: Змінювати погоджену дату заднім числом заради виконання показника.вага 20% · місяць
  3. Частка працівників, які пройшли випробувальний строк — Працівники, що пройшли випробування / працівники із завершеним випробувальним строком × 100%. Помилка: Зараховувати випробувальний строк без оцінки керівника або до його завершення.вага 20% · квартал
  4. Частка прийнятих пропозицій — Прийняті пропозиції / пропозиції з остаточною відповіддю × 100%. Помилка: Виключати відхилені пропозиції або враховувати пропозиції без остаточної відповіді.вага 15% · місяць
  5. Дотримання бюджету на один вихід — Планова вартість виходу / фактична вартість виходу × 100%. Помилка: Не враховувати витрати на агенції та платні оголошення.вага 10% · квартал
  6. Частка вчасних відповідей — Вчасні відповіді / усі відповіді, строк яких настав × 100%. Помилка: Вважати автоматичне підтвердження відгуку зворотним зв’язком після співбесіди.вага 10% · місяць
Калькулятор

Розрахуйте премію за KPI

Вкажіть виконання кожного показника у відсотках і суму премії за виконання на 100%. Вагу показників можна змінити.

ПоказникВага, %Виконання, %Внесок
Виконання плану виходів
Виконання плану вчасних закриттів
Частка працівників, які пройшли випробувальний строк
Частка прийнятих пропозицій
Дотримання бюджету на один вихід
Частка вчасних відповідей
Підсумок за KPI
Премія
Сума ваг

Вага показників у прикладі — орієнтир. Сума ваг має становити 100%.

Запитання для співбесіди

Аркуш оцінювання

Проведіть співбесіду й отримайте підсумок

Оцінюйте кожну відповідь від 1 до 5: підсумок за компетенціями розрахується автоматично. Сторінку зручно тримати відкритою на телефоні під час співбесіди.

Уточнення заявки на підбір

Розкажіть про вакансію із суперечливими вимогами. Що ви уточнили в керівника, що змінили та чим завершився підбір?

✓ Що варто почути: Конкретні суперечності, питання про завдання, погоджені зміни та результат пошуку.

⚑ Тривожний сигнал: Почав пошук без уточнень, потім звинувачував кандидатів у невідповідності.

Пригадайте підбір на незнайому вам посаду. Як ви розібралися в роботі та визначили, кого показувати керівнику?

✓ Що варто почути: Розбір робочих завдань, зразки результатів і критерії первинного відбору.

⚑ Тривожний сигнал: Орієнтувався лише на назву посади та відомість попередніх роботодавців.

Пошук кандидатів

Розкажіть про вакансію без відповідних відгуків. Де ви шукали людей, як зверталися до них і який отримали результат?

✓ Що варто почути: Логіка вибору джерел, зміст звернень, відповіді та відповідні кандидати.

⚑ Тривожний сигнал: Лише повторно публікував оголошення та чекав відгуків.

Пригадайте невдалий канал пошуку. За якими даними ви це зрозуміли та куди спрямували час або бюджет?

✓ Що варто почути: Порівняння відповідних кандидатів і виходів, рішення та перевірка результату.

⚑ Тривожний сигнал: Оцінював канал лише за кількістю резюме.

Оцінювання досвіду за фактами

Пригадайте кандидата з переконливим резюме, чий досвід викликав сумніви. Що ви запитали, що з’ясували та яке рішення запропонували?

✓ Що варто почути: Уточнення особистих дій і результатів, підстави сумнівів, зв’язок із вимогами.

⚑ Тривожний сигнал: Зробив висновок за манерою мовлення, не перевіряючи досвід.

Розкажіть про помилку у вашому оцінюванні кандидата. Коли вона виявилася, що ви пропустили та як змінили наступні співбесіди?

✓ Що варто почути: Конкретний недогляд, наслідки, нові питання або робоча перевірка.

⚑ Тривожний сигнал: Не визнає помилок або пропонує просто довіряти інтуїції.

Спілкування з кандидатами

Розкажіть про фіналіста, який сумнівався в пропозиції. Як ви з’ясували причини, що обговорили та чим завершилася ситуація?

✓ Що варто почути: Справжні мотиви кандидата, погоджені умови та чесний опис результату.

⚑ Тривожний сигнал: Обіцяв зміни, яких керівник не погодив.

Пригадайте затримку рішення після співбесіди. Що ви повідомили кандидату, яких заходів ужили та чи вдалося зберегти контакт?

✓ Що варто почути: Вчасний контакт, пояснення затримки, нова дата та подальші дії.

⚑ Тривожний сигнал: Зникав до рішення керівника та вважав це нормальним.

Співпраця з керівником, який наймає

Розкажіть, як керівник відхиляв кандидатів без пояснень. Що ви зробили, про що домовилися та як це вплинуло на підбір?

✓ Що варто почути: Розбір конкретних відмов, уточнення критеріїв і зміни наступних добірок.

⚑ Тривожний сигнал: Надсилав більше резюме, не з’ясовуючи причин відмов.

Пригадайте кілька термінових вакансій одночасно. Як ви погодили черговість, розподілили час і повідомили про ризики?

✓ Що варто почути: Вплив вакансій на бізнес, погоджені пріоритети та перегляд строків.

⚑ Тривожний сигнал: Обіцяв усім однаково швидкий результат без оцінювання навантаження.

Управління перебігом підбору

Розкажіть, як дані за етапами підбору допомогли знайти затримку. Що ви змінили та як перевірили результат?

✓ Що варто почути: Початкові дані, конкретний етап затримки, дія та порівняння результату.

⚑ Тривожний сигнал: Перелічує звіти, але не може назвати ухвалене рішення.

Пригадайте невихід кандидата після прийнятої пропозиції. Як ви розібрали причину та що змінили в супроводі наступних фіналістів?

✓ Що варто почути: Контакт із кандидатом, установлена причина, зміни та результат наступного підбору.

⚑ Тривожний сигнал: Обмежився позначкою про відмову та не намагався з’ясувати причину.

Оцініть хоча б одну відповідь — тут з’явиться підсумок. ·
Вести кандидатів у PapaHR

Тестове завдання

Підготувати запуск підбору фахівця підтримки · 2 години

Навчальний кейс: невелика компанія продає програму обліку для магазинів. Потрібен фахівець письмової підтримки: пояснювати налаштування, розбирати звернення та передавати помилки розробнику. Робота дистанційна, у будні з 09:00 до 18:00 за київським часом. Керівник вимагає досвіду підтримки, грамотного письма та знання програми, але готовий обговорювати навчання. Бюджет оплати й дату виходу ще не повідомив. Навчальні картки: кандидат А — підтримував покупців інтернет-магазину в чаті, пише зрозуміло, готовий до зазначеного графіка, програми не знає; кандидат Б — знає програму як користувач, працював продавцем, прикладів письмових відповідей немає, графік підходить; кандидат В — підтримував схожу програму, може працювати лише ввечері. Інших відомостей немає. Підготуйте до двох сторінок: питання керівнику; попередні обов’язкові вимоги та побажання; два канали пошуку з поясненням вибору; перше повідомлення кандидату А; рішення щодо кожної картки з відсутніми даними; питання для первинної співбесіди; план дій на перший тиждень. Окремо покажіть перевірку письмової відповіді кандидата. Не шукайте реальних людей і не публікуйте вакансію.

Як оцінити

  • Уточнює оплату, дату виходу та допустимі прогалини в досвіді.
  • Відокремлює підтверджені вимоги від припущень керівника.
  • Вибирає канали, де ймовірно знайти фахівців письмової підтримки.
  • Не приписує кандидатам навичок, відсутніх у картках.
  • Враховує несумісність графіка до запрошення на співбесіду.
  • Перевіряє зрозумілість, точність і корисність письмової відповіді.
  • Пропонує здійсненні дії та строки зворотного зв’язку.

Готовий текст вакансії

Рекрутер у [компанія]

Допомагайте команді [компанія] знаходити працівників для [напрями бізнесу]. Ведіть підбір від заявки керівника до першого робочого дня новачка.

Завдання

  • Вести підбір на посади [список посад].
  • Уточнювати вимоги та строки найму разом із керівниками.
  • Шукати кандидатів через відгуки та прямі звернення.
  • Проводити співбесіди та представляти кандидатів з обґрунтуванням.
  • Організовувати зустрічі, обговорювати пропозиції та супроводжувати виходи.
  • Показувати перебіг підбору, витрати та причини відмов.

Вимоги

  • Досвід самостійного підбору на [типи вакансій].
  • Уміння знаходити кандидатів без готового потоку відгуків.
  • Навичка перевірки досвіду на конкретних робочих ситуаціях.
  • Уміння домовлятися з керівниками про критерії та строки.
  • Звичка фіксувати рішення та відповідати кандидатам вчасно.

Ми пропонуємо

  • Оплата: [зарплата в грн] та [умови премії].
  • Графік: [графік]; формат: [офіс, дистанційно або гібрид].
  • Місце роботи: [місто].
  • Навантаження: [кількість одночасних вакансій] за [пріоритетні напрями].
  • Інструменти та бюджет пошуку: [що надаємо].
  • Підтримка керівника та навчання: [умови].
  • Відгук: [контакт]; етапи відбору: [етапи та строки].

У PapaHR цей текст стає вакансією з кар’єрною сторінкою та воронкою кандидатів.

План адаптації на 90 днів

До першого робочого дня

  1. Підготувати список вакансій із пріоритетами та причинами відкриття.Керівник
  2. Підготувати доступи до пошти, системи підбору та календаря.IT
  3. Зібрати чинні оголошення, шаблони повідомлень та умови найму.HR
  4. Призначити зустрічі з керівниками щодо найму на перший тиждень.Керівник

Перший день

  1. Пояснити бізнес, структуру команди та вартість незакритих вакансій.Керівник
  2. Показати етапи підбору та порядок доступу до даних кандидатів.HR
  3. Перевірити доступи та записати питання щодо поточних вакансій.Новий працівник
  4. Погодити порядок затвердження пропозицій і витрат на пошук.Керівник

Перший тиждень

  1. Провести зустрічі щодо заявок на пріоритетні вакансії.Новий працівник
  2. Затвердити обов’язкові вимоги, етапи відбору та планові дати виходу.Керівник
  3. Підготувати оголошення, канали пошуку та перші звернення до кандидатів.Новий працівник
  4. Розібрати перші співбесіди та точність оцінювання кандидатів.Керівник

30 днів

  1. Самостійно вести погоджений набір вакансій та оновлювати етапи.Новий працівник
  2. Представити відповідних кандидатів із фактами відповідності вимогам.Новий працівник
  3. Розібрати затримки рішень і якість перших добірок.Керівник
  4. Скоригувати канали пошуку за відповідями та результатами співбесід.Новий працівник

60 днів

  1. Супроводити погоджені пропозиції та заплановані виходи працівників.Новий працівник
  2. Зіставити витрати каналів з отриманими кандидатами та виходами.Новий працівник
  3. Зібрати відгуки керівників про перших найнятих працівників.Новий працівник
  4. Усунути погоджену причину втрат кандидатів на проблемному етапі.Новий працівник

90 днів

  1. Показати виконання плану виходів і причини відхилень.Новий працівник
  2. Оцінити точність підбору за працівниками із завершеним випробуванням.Керівник
  3. Погодити поліпшення пошуку та план вакансій наступного періоду.Керівник
  4. Обговорити результати випробувального строку та подальшу самостійність.Керівник

Цілі на випробувальний строк

  1. Підготувати перевірні заявки за закріпленими вакансіями.До кінця першого тижня керівники підтвердили завдання, обов’язкові вимоги, етапи та планові дати виходу.
  2. Забезпечити виходи працівників за погодженим планом випробувального строку.Приклад цілі: 100% плану виходів до 90-го дня; план фіксується на першому тижні.
  3. Зробити перебіг пошуку зрозумілим керівникам.До 30-го дня за кожною активною вакансією видно етапи, наступні дії, строки та причини затримок.
  4. Поліпшити проходження проблемного етапу підбору.До 90-го дня показано початкові дані, впроваджену зміну та результат щодо заздалегідь погодженої цілі.

Кар’єрний шлях

Молодший рекрутер

Шукає кандидатів і проводить первинний відбір за погодженими вимогами під керівництвом наставника.

Для переходу: Самостійно провести підбір від уточнення заявки до виходу й обґрунтувати рішення щодо кандидатів.

Рекрутер

Веде кілька вакансій, погоджує умови пошуку та відповідає за супровід кандидатів до виходу.

Для переходу: Показати стабільне виконання плану, опанувати складні вакансії та поліпшити проблемний етап підбору.

Старший рекрутер

Закриває складні позиції, допомагає колегам оцінювати кандидатів і поліпшує способи пошуку.

Для переходу: Опанувати планування навантаження команди, розвиток рекрутерів та управління бюджетом підбору.

Керівник відділу підбору персоналу

Погоджує план найму з бізнесом, розподіляє вакансії та відповідає за результат команди.

Для переходу: Для розширення ролі опанувати планування чисельності, адаптацію та оцінювання працівників.

Запитання для зустрічі 1:1

  1. За якою вакансією зараз найвищий ризик зриву дати виходу?
  2. Які вимоги керівника заважають знайти людей і чим це підтверджується?
  3. На якому етапі ми втрачаємо відповідних кандидатів і чому?
  4. Яких рішень від мене вам бракує для просування підбору?
  5. Який канал дає відповідних кандидатів, а який лише витрачає бюджет?
  6. Що найчастіше зупиняє фіналістів перед прийняттям пропозиції або виходом?
  7. Що показали відгуки про нещодавно найнятих працівників?
  8. Яку вакансію варто передати або відкласти, щоб дотриматися пріоритетів?

Помилки під час найму та управління

  1. Наймати рекрутера лише за велику базу контактів.
    Як краще: Перевірити на кейсі, як він уточнює заявку, шукає людей та оцінює досвід.
  2. Оцінювати роботу кількістю надісланих резюме.
    Як краще: Дивитися на відповідних кандидатів, реальні виходи та результати завершеного випробування.
  3. Вимагати закриття вакансії без погоджених умов і строків рішень.
    Як краще: Затвердити вимоги, оплату, дату виходу та час на зворотний зв’язок керівника.
  4. Робити рекрутера єдиним винуватцем ранніх звільнень.
    Як краще: Спільно розібрати оцінювання кандидата, обіцяні умови, роботу керівника та адаптацію.
  5. Залишати рекрутеру підбір, кадрові документи й офісні доручення без пріоритетів.
    Як краще: Погодити навантаження та виділити час на пошук за найважливішими вакансіями.
HR у грошах

Скільки коштує помилка найму рекрутера

Той самий розрахунок, що в розділі PapaHR «HR у грошах»: вартість добору плюс зарплата за місяці, коли новий працівник працював упівсили.

Одне звільнення
За рік

У перші місяці новий працівник дає приблизно половину результату — другу половину зарплати компанія платить за навчання. У PapaHR розрахунок ґрунтується на фактичних звільненнях у вашій компанії.

Запитання та відповіді

Чим рекрутер відрізняється від менеджера з персоналу?

Рекрутер зосереджений на підборі: від заявки керівника до виходу кандидата. Менеджер з персоналу зазвичай також займається адаптацією, оцінюванням та іншими питаннями працівників. У невеликій компанії ролі можна поєднувати, якщо заздалегідь погодити навантаження.

Які KPI підходять рекрутеру?

Почніть із виконання плану виходів і погоджених строків підбору. Додайте прийняття пропозицій, витрати та результати завершеного випробувального строку. Цілі погодьте з урахуванням складності вакансій та участі керівників у відборі.

Скільки вакансій може вести один рекрутер?

Єдиного числа немає: повторюваний підбір і пошук рідкісного фахівця потребують різного часу. Оцініть обсяг прямого пошуку, співбесід і супроводу за кожною вакансією. Потім погодьте черговість і строки замість обіцянки закрити все одночасно.

Чи можна взяти рекрутера без досвіду?

Можна почати з молодшої ролі, якщо є керівник або наставник для розбору заявок і співбесід. Перевірте на навчальному завданні уважність, письмо та вміння ставити уточнювальні питання. Самостійне ведення складного підбору краще доручати після підтвердження цих навичок на практиці.

Хто вирішує, чи підходить кандидат: рекрутер чи керівник?

Рекрутер перевіряє погоджені вимоги та представляє факти про кандидата. Керівник, який наймає, оцінює професійну придатність та ухвалює рішення в межах своїх повноважень. Критерії та учасників ухвалення рішення варто визначити до початку пошуку.

Наймайте, адаптуйте й оцінюйте — в одній системі

PapaHR безплатна для команд до 25 працівників: профілі посад, вакансії, адаптація, цілі, зустрічі 1:1 та оцінювання.

Відкрити профіль у PapaHR У мене є обліковий запис

Схожі посади